Por quê ter uma pasta empresarial

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Uma dúvida que sempre surge em empresas que trabalham com uma grande quantidade de documentos físicos diariamente é: como organizar esses arquivos? Lidar com esses papéis de forma bagunçada, em algum momento, vai atrapalhar o dia a dia das operações e o acesso às informações será lento e difícil.

Por isso, é fundamental aprender a organizar a documentação e, dessa maneira, conseguir acessar detalhes importantes sem se atrapalhar. Em instituições de ensino, por exemplo, para realizar uma matrícula, a escola reúne diversas cópias de documentos, o que gera uma enorme quantidade de papéis. Sem contar os outros arquivos relacionados ao setor administrativo. 

Sendo assim, com tantos documentos, ficou fácil entender por que boa parte das companhias enfrentam dificuldades de organizar a papelada no dia a dia. E para manter o sucesso do negócio, preparamos este artigo para você conhecer os tipos de pastas para a sua empresa. Acompanhe! 

Saiba como organizar os arquivos físicos de uma empresa

Antes de conhecer os tipos de pasta, é preciso entender como organizar os arquivos físicos da sua empresa. Por isso, separamos algumas dicas para te ajudar nesse processo. 

• Reserve um espaço para realizar o armazenamento: é essencial separar um ambiente para que os arquivos possam ser guardados com segurança e sejam preservados, como gaveteiros de aço;
  
• Faça uma triagem inicial: separe os documentos de acordo com cada assunto, como datas, clientes, temas, notas fiscais etc;
  
• Defina os gêneros na organização dos arquivos: o termo “arranjo” é aquele definido na gaveta principal. Geralmente, a classificação é feita de acordo com cada setor, como contabilidade, marketing, comercial, entre outros;
  
• Escolha o sistema de armazenamento: analise qual dos 4 métodos (ordem alfabética, geográfica, numérica e ideográfica) para organizar os seus arquivos são o melhor para a sua companhia;
  
• Crie um índice: essa ferramenta serve como um guia para identificar onde foi armazenado cada tipo de documento;
  
• Estipule um prazo de validade: cada documento tem um prazo legal de validade, sendo assim, após um determinado período não será mais preciso mantê-los armazenados e será necessário uma nova organização para descarte desses papéis;
  
• Mantenha a rotina de organização: ao final de cada dia, faça o recolhimento de todos os arquivos novos e organize-os na manhã seguinte para evitar o acúmulo. Além disso, sempre que tirar algum documento do lugar, coloque-o no lugar devido após o uso;
  
• Realize limpezas periódicas: para evitar o acúmulo de poeira e deterioração dos documentos.

Agora que você sabe como organizar os seus arquivos, mostraremos os diferentes tipos de pasta e as suas principais características. Dessa forma, será possível escolher o melhor modelo para a necessidade da sua empresa, de acordo com a estrutura do ambiente e a quantidade de documentos.

Portanto, veja a seguir os tipos de pasta para a sua empresa!

1. Pasta grampo

A pasta grampo organiza as folhas como um caderno. Para isso, os papéis precisam ter dois furos laterais para conseguir prender nessa pasta. Esses tipos de pastas são ideais para adicionar poucas folhas, deixá-las bem-apresentadas, protegendo a integridade de maneira organizada. Além disso, é possível personalizar essa pasta com o logo da empresa, o que contribui para o marketing e profissionalismo do negócio.  

1. Pasta L

A pasta L consiste em um modelo com uma abertura lateral em formato L, sem fecho e é ideal para carregar poucos papéis sem amassá-los. Esse tipo de pasta também é utilizada para separar arquivos dentro de outras pastas maiores. Muitas empresas têm um pequeno estoque desse modelo por conta da praticidade de uso. 

1. Pasta com aba elástica

A pasta com aba elástica é bastante utilizada por estudantes, já que o tamanho mais comum, o A4, cabe em bolsas e mochilas. Esse modelo não tem divisórias e o seu fecho de elástico ajuda a manter e proteger os papéis dentro da pasta, o que facilita na locomoção dos documentos. 

1. Pasta catálogo

A pasta catálogo se trata de um modelo com páginas de plástico, o que ajuda a visualizar os arquivos como um caderno, preservando a integridade dos documentos. Geralmente, é utilizado como portfólio, catálogo de vendas, apresentação de projetos e informações institucionais, por exemplo. 

1. Pasta suspensa

A pasta suspensa contém duas hastes plásticas que ajudam a pendurar em gavetas e armários específicos para essa finalidade. Se você precisa classificar bastante documentos em um único ambiente, esse modelo é ideal para a sua necessidade. É possível utilizá-lo para separar arquivos em qualquer ordem. 

1. Pasta registradora

A pasta registradora é perfeita para empresas com uma grande quantidade de arquivos temporários ou com menos frequência de uso. O modelo conta com espaço para registro de informações dos documentos e o seu acabamento resistente permite que fique em pé na prateleira. 

1. Pasta sanfonada

A pasta sanfonada conta com várias divisórias para separar seus papéis de maneira bastante organizada. Além disso, esse tipo de pasta é espaçoso, o que permite suportar uma grande quantidade de arquivos. Em geral, o modelo é muito utilizado por alunos, em escolas, em empresas e escritórios. 

1. Arquivo morto

A pasta de arquivo morta é ideal para armazenar papéis importantes, mas que não são usados diariamente pelo negócio. Esse modelo é bem espaçoso e suporta uma grande quantidade de documentos, ocupando menos espaço possível. A pasta é semelhante ao tipo registradora e, por isso, contém um espaço destinado à identificação.  

1. Pasta canguru

A pasta canguru é um modelo com bolso que suporta pouca quantidade de papéis, sendo ideal para locomoção de documentos, como contratos, flyers, cartões de contato, propostas de serviços, apresentação do negócio, entre outros. É possível personalizar a pasta com a identidade visual da empresa, mostrando o profissionalismo e contribuindo para o marketing da instituição. Além disso, é dos tipos de pastas mais utilizados nas empresas.

1. Pasta envelope

A pasta envelope é um modelo com ou sem divisórias que tem uma abertura na superfície e conta com um fecho de botão ou velcro. Esse modelo é bem espaçoso e suporta uma grande quantidade de arquivos. Há acabamentos em plástico, imitação de couro, papelão, entre outros.

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