O que é classificação de dados no Excel?

Classificação de dados

“

Provavelmente uma das funcionalidades mais utilizadas no Excel é a classificação. Eu estou na pasta de trabalho "Cap.12 - Ferramentas para Gerenciamento de Dados", na planilha "Classificar", e tenho informações de funcionários aqui que não necessariamente estão classificadas em uma ordem específica. Mas eu poderia, por exemplo, colocar no nome do funcionário de A até Z, ou então, na data de contratação do mais antigo para o mais novo. Ou no salário daqueles que recebem mais para os que recebem menos. A classificação pode ser encontrada em dois locais na faixa de opções. Primeiro, na guia "Dados", nesses três botões e depois na guia "Página Inicial", no grupo "Edição", em "Classificar e Filtrar", também nesses três botões. Antes de aplicá-la, vamos verificar as seguintes informações. Aqui no nosso intervalo, precisamos que ele seja contínuo, sem linhas ou colunas em branco. Por isso, vamos executar a seguinte técnica. Eu vou pressionar no teclado CTRL+SHIFT+Barra de Espaço para selecionar todo o intervalo, depois vou pressionar CTRL+. para irmos aqui para célula A1, para primeira extremidade do nosso intervalo. Ao pressionar CTRL+. de novo, vou para a segunda extremidade, e se pressionar CTRL+. novamente, irei para terceira extremidade. Aqui, eu posso verificar se nosso intervalo possui dados aqui embaixo, ou seja, se tivesse uma linha em branco separando esses dados de cima de outros aqui embaixo. Não tem, ou seja, eu me certifiquei que o meu intervalo é contínuo. E uma vez feito isso, eu posso fazer o seguinte. Aqui em cima, eu vou selecionar qualquer célula e agora eu posso usar a classificação personalizada. Observe que o Excel identificou todo o intervalo, e por isso era importante verificar se ele realmente estava contínuo. Agora eu vou selecionar quais são as colunas pelas quais eu vou classificar esse intervalo. A primeira delas vai ser departamento e depois eu quero o nome do funcionário. Então primeiro, departamento, e vou adicionar mais um nível para colocar o nome do funcionário. Eu posso colocar até 64 níveis diferentes e também posso colocar a sua ordem de A a Z ou então de Z a A. Você pode colocar mais um nível para data de contratação. Posso escolher do mais antigo para o mais novo, ou o contrário. E outra informação muito importante, é dizer se seus dados têm cabeçalho ou não. Fique olhando para a linha 1. Eu vou desabilitar essa opção, e agora os cabeçalhos estão sendo considerados na classificação. E eu não quero isso, senão eles vão parar no meio da tabela. Então, eu vou selecionar que meus dados têm cabeçalhos e vou pressionar "OK". Agora, nossa listagem está classificada. Primeiro, por departamento, depois, por nome de funcionário e, em seguida, data de contratação. Vamos observar esse segundo departamento. Temos só "Contábil" e aqui dentro temos a classificação de A até Z nos nomes dos funcionários. Existe uma outra classificação muito mais rápida, mas que eu recomendo que você utilize somente quando tiver segurança sobre seus dados e sobre a classificação, que é a seguinte. Vou selecionar qualquer célula na coluna A e aqui em "Classificar e Filtrar", vou selecionar essa primeira daqui: "Classificar de A a Z". Quando eu pressionar, veremos que teremos o nome do funcionário de A até Z. É muito importante não fazer o seguinte. Eu vou selecionar toda a coluna C, depois, aqui em "Classificar", vou escolher de novo a classificação. Observe este aviso: está me pedindo para expandir a seleção ou continuar com a seleção atual. Se eu expandir, eu vou classificar todo o intervalo de acordo com essa coluna. Se eu não expandir, eu posso atrapalhar os meus dados. Ou seja eu vou classificar apenas o departamento aqui dentro e essas outras colunas não sofrerão alteração alguma. E eu não quero isso. Quando eu classifico um registro, eu quero que todas as suas informações relacionadas também sejam classificadas, por isso vou escolher o "Expandir a seleção". E tome muito cuidado quando você selecionar uma coluna inteira. Vou clicar em "Classificar" e pronto! Observe que esse processo que fizemos foi quase igual ao anterior em personalizar classificação. Primeiro classificamos a coluna A e depois a C. E essas classificações são acumuladas, então aqui na C temos departamento contábil e aqui do lado, ainda temos a classificação de A até Z, nos nomes dos funcionários. Então, quando você dominar melhor essa funcionalidade, esses botões externos podem ser muito mais rápido do que utilizar essa opção de personalizar a classificação. Mas também não se preocupe tanto, se algo sair errado você pode desfazer a ação realizada com CTRL+Z e realizá-lo novamente. Sem dúvida, a classificação de dados é uma das mais utilizadas funcionalidades do Excel pela sua rápida execução e utilidade.