Por que é importante que o setor administrativo se relacione com as outras áreas de uma empresa?

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A gestão empresarial do seu negócio não anda como você gostaria? Saiba que não está sozinho, afinal, a falta de formação gerencial é uma das maiores dificuldades enfrentadas pelo micro e pequeno empresariado brasileiro. É o que diz o relatório do V SINGEP, o Simpósio Internacional de Gestão de Projetos, Inovação e Sustentabilidade.

Essa dificuldade também se relaciona à mortalidade de empresas no Brasil, conforme aponta um estudo sobre causa mortis de empresas, conduzido pelo Sebrae. Mesmo com todos os dados apontando para a importância fundamental da gestão, não são poucos os empresários que tocam suas empresas sem apoio ou conhecimento mínimo sobre o assunto, embora façam isso com muito talento e dedicação.

Em parte dos casos, os problemas gerenciais têm relação direta com a resistência em recorrer à ajuda externa para reestruturar as empresas. É fato que empresas de sucesso não crescem sem a participação efetiva de pessoas com diferentes perfis.

O ditado que diz “duas cabeças pensam melhor do que uma” ainda vale como referência nesse aspecto. Por mais sucesso que alguém possa obter com seu esforço, é fato que, cedo ou tarde, será necessário aquele algo mais que, sozinho, ninguém é capaz de conseguir. Além do trabalho em equipe, todo crescimento é baseado em muita informação.

Ainda que baseado em uma estimativa, você saberia dizer quanto sua empresa pagou de impostos nesse ano? Ou o quanto gasta com folha de pagamento? Caso não saiba responder a pelo menos uma dessas perguntas, é bem provável que seu negócio esteja precisando se organizar.

Felizmente, agora você conta com este artigo, com algumas informações necessárias para dar o pontapé inicial em uma fase de mais controle em seu negócio. Os principais setores de uma PME serão apresentados aqui.

Salve em seus favoritos e leia com muita calma, afinal, muito do que você encontrará aqui sobre gestão empresarial pode ser totalmente novo. Boa leitura!

Para começar, entenda o coração da empresa: o departamento administrativo

Em sentido amplo, administrar uma pequena empresa equivale a estabelecer critérios para medir a produtividade, classificar tarefas, competências e tudo que diga respeito à composição de uma atividade produtiva. A super citada frase de William Deming resume em poucas linhas o significado da gestão:

“Não se gerencia o que não se mede, não se mede o que não se define, não se define o que não se entende e não há sucesso no que não se gerencia.”

Nesse aspecto, é importante adotar uma perspectiva de negócios que contemple a empresa como um organismo vivo. Tal como um corpo, em que o funcionamento harmônico e sincronizado dos órgãos garante a sobrevivência e o crescimento, sua empresa precisa de diversos departamentos operando em conjunto.

E, se em um organismo, o coração é o responsável por levar energia às demais partes, nas empresas, esse papel cabe ao departamento administrativo. Parece amplo demais? Talvez fique mais claro se você visualizar um exemplo de subdivisão desse setor:

Sua empresa deve seguir esse modelo de organização? Não necessariamente. Esse é apenas um dos muitos organogramas que servem para ilustrar o que os gestores podem executar, através do departamento administrativo, onde todos os outros convergem. Também são funções desse setor:

• análise de riscos;
• planejamento estratégico;
• gestão de tarefas;
• fornecimento de dados;
• coordenação de setores.

Você pode estar pensando que são necessários muitos profissionais para compor esse departamento. Na verdade, não importa tanto a quantidade de pessoas, mas o quanto estão bem definidas as funções e a sua autonomia perante outros setores. De qualquer forma, o ideal é que você possa contar com pelo menos um profissional experiente em gestão e liderança de equipes e terceirizar os departamentos que exijam formação técnica de alta performance, como a contabilidade.

Administração geral, aquele que gerencia os recursos da empresa

Como subdivisão do departamento administrativo, temos o setor que leva o mesmo nome. Embora sejam “xarás”, na verdade, é de responsabilidade do setor administrativo cuidar das finanças e recursos de um modo geral. Não por acaso, há empresas em que é chamado de setor financeiro.

Em última análise, é o setor administrativo, através das decisões dos gestores, o responsável por garantir que a empresa tenha capital necessário para continuar operando e para futuros investimentos. Sendo assim, é natural que se ocupe também do planejamento estratégico financeiro, primeira das diversas etapas que compõem as rotinas de gestão do dinheiro que entra e sai.

Com o apoio de outros setores a ele ligados, como o financeiro, o setor administrativo vai cuidar de:

• capital de giro: montante de recursos imprescindível para manter as atividades;
• fluxo de caixa: ferramenta de gestão financeira para analisar e medir receitas e despesas;
• investimentos: em que a empresa vai aplicar seus recursos e de que forma.

Junto ao setor administrativo, está vinculada a Contabilidade, que é o setor dedicado a controlar, registrar as mutações patrimoniais e analisar investimentos de curto e longo prazo, bem como elaborar orçamentos para inovação e crescimento da empresa gerando relatórios gerenciais periódicos demonstrando o sucesso da gestão ou necessidade de mudança de rumo.

É sua missão fornecer dados financeiros estratégicos para orientar a tomada de decisões que afetem o negócio  cuidar do pagamento de impostos e encargos.

Contudo, nem sempre a área contábil está subordinada ao setor administrativo. Não são raras as organizações em que ele é totalmente independente, considerando sua importância cada vez mais estratégica no contexto da gestão empresarial.

Exatamente pela importância e especialidade da Contabilidade, que os micro e pequenos empresários normalmente não criam um setor interno contábil e optam por terceirizar sua escrituração contábil e todos as obrigações legais e fiscais que devem ser cumpridas ao governo, deixando a prestação de informações com quem é especialista no assunto e permitindo maior tempo para focar na atividade econômica principal do negócio.

A área de Recursos Humanos vai recrutar e gerenciar pessoas

Outro setor de extrema relevância para o sucesso é o de Recursos Humanos. Assim como o setor de administração pode ter suas funções frequentemente confundidas com as do departamento pessoal.

A maior distinção entre os departamentos de Recursos Humanos e de Pessoa,l é que o RH se dedica as atividades de recrutamento e seleção, acompanhamento e avaliação do desempenho dos colaboradores, entre outras atribuições. E o DP é responsável por cálculos de forma geral:  férias, salários fixos e variáveis, acompanhamento da legislação trabalhista. de maneira eficiente para evitar processos trabalhistas, garantindo informação jurídica à gestão e aos colaboradores de forma que a ambiente de trabalho fique mais seguro.

Tal como o planejamento financeiro está para os profissionais de finanças, no setor de Recursos Humanos temos a política de contratação e gestão de pessoas como a referência principal norteando as ações.

A partir das diretrizes traçadas, sua empresa poderá identificar perfis para cada cargo aberto e contratar com critérios sólidos. A propósito, não apenas os perfis profissionais, mas a criação dos próprios cargos deve passar pelo crivo desse setor, assim como o recrutamento e seleção em pequenas empresas em geral.

Vamos imaginar que você detectou uma oportunidade de negócios no ramo de exportação e deseja expandir suas atividades para esse nicho. Como sua empresa não explora o mercado externo, é natural que não existam pessoas, tampouco cargos destinados a dar conta desse desafio. Nesse momento, entra em cena o setor de Recursos Humanos, no sentido de elaborar toda uma estrutura dentro da empresa para que o novo cargo seja materializado.

Primeiramente, o RH articula com os gestores os requisitos formais para a nova função. Cumprida essa etapa, será a vez de traçar o perfil profissional adequado, tendo em vista o planejamento da empresa e os objetivos traçados para o cargo em específico.

Da mesma forma que é responsável pelas contratações, o RH também cuida das rotinas demissionais e das avaliações periódicas. Por isso, trabalha em sinergia com profissionais de Medicina do Trabalho e da CIPA, a Comissão Interna para Prevenção de Acidentes, dependendo da empresa.

O investimento no departamento de marketing ou comercial é indispensável

Toda empresa bem-sucedida conta, necessariamente, com uma estrutura de marketing para captar clientes. Por melhor que seu produto ou serviço seja, é fato que o popular “boca a boca”  na era da internet deve se atualizar em algum momento, divulgando seus produtos e serviços de forma digital, mantendo seus negócios participante de acordo com o que exige o momento tecnológico e a necessidade do consumidor em com suas diversas variáveis.

Investir nesse departamento fundamental vai permitir que seu negócio tenha uma postura ativa em relação aos resultados, já que, entre as muitas funções do marketing, se destacam:

• elaborar planejamento para conquistar clientes;
• compor estratégias comerciais articuladas com estoque e logística;
• estudar e colocar em prática campanhas de divulgação;
• montar o visual merchandising;
• identidade visual e de marca (branding);
• estruturar o setor de vendas.

Dá para dizer que, atualmente o departamento de marketing agrega valor ao seu negócio divulgando a qualidade do seu produto e serviços, fortalecendo as indicações fruto da excelência na prestação de serviços. Afinal, por mais que sua empresa se prepare para o mercado, sempre haverá concorrência, o que é saudável, para fazer o mercado girar e inovar no método, preço, eficiência e você pode ser muito bem sucedido.

É também para lidar com essas circunstâncias de mercado que o marketing existe, portanto, ele conecta sua empresa à realidade virtual global, tornando possíveis os ajustes em face das alterações nas conjunturas externa e interna.

Cabe ao especialista nessa área avaliar a melhor forma para sua empresa explorar as possibilidades de divulgar os negócios. Por exemplo, definindo estratégias de marketing digital para que seu negócio ganhe visibilidade na internet e possa ter na Web uma fonte para captação e retenção de clientes.

Acredite, mais cedo ou mais tarde, até mesmo as pequenas empresas locais precisarão de pelo menos uma pessoa de marketing. Imagine dar conta sozinho do desafio diário que é fazer sua empresa chegar às pessoas e vice-versa?

O setor operacional e sua importância para a qualidade do produto final

A parte operacional é a que controla diretamente o core business, termo em inglês para designar o negócio principal da empresa. Se sua atividade-fim é fabricar roupas, então, a tecelagem pode ser enquadrada como o seu setor operacional.

Prestadores de serviços, no caso, se diferenciam, já que não contam com uma estrutura nesse sentido. Na verdade,  os diversos departamentos, como o setor operacional, possuem técnicas e métodos bem definidos e testados, e daí surge a importante terceirização dos departamentos altamente técnicos como Contabilidade, Jurídico, Marketing e até Recursos Humanos que utilizam ferramentas de alto investimento que não compensaria a pequena e média empresa adquirir por não ser sua atividade fim.

Independentemente de ser prestador de serviço ou vender mercadorias, é função do setor operacional cuidar da qualidade dos produtos. O assunto é tão importante que existe toda uma disciplina só para cuidar disso: a gestão da qualidade.

Nesse quesito, uma das muitas referências em metodologia é a que foi desenvolvida pelos japoneses na década de 50 e vem sendo aprimorada até hoje. Trata-se da Melhoria Contínua, ou método Kaizen, palavra em japonês que significa “mudança para a melhor”.

Com ele, seu setor operacional terá uma matriz para orientar os processos, tornando a produção enxuta, com menos desperdício e um produto final com melhor qualidade. A sua aplicação se baseia em um conjunto de 9 mandamentos:

1. Praticar para aprender;
2. Eliminação de desperdício;
3. Compromisso de todos os colaboradores com a melhora;
4. Ações de investimento que não sejam caras são a base para elevar a produtividade. Em outras palavras, fazer mais com menos;
5. Todos os setores da empresa devem seguir os mesmos princípios;
6. Transparência ao comunicar as melhorias e resultados atingidos;
7. O foco das ações deve ser onde há mais urgência por melhorias;
8. A melhoria nos processos deve ser o único objetivo do método Kaizen;
9. Mais importante do que melhorar produtos é melhorar as pessoas.

Aplicando o Kaizen na gestão empresarial do seu negócio, tenha sempre o cliente em vista, afinal, ninguém melhor do que ele para julgar a qualidade do que você produz.
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Saiba qual a responsabilidade do setor de vendas em agilizar (e melhorar) o atendimento ao cliente

O departamento de marketing tem muitas atribuições, como você já viu. Entretanto, existe uma que se encaixa particularmente melhor na metodologia Kaizen. Estamos falando da fidelização de clientes.

Tarefa importante do setor de vendas é se relacionar com o consumidor, para que ele se sinta sempre motivado a comprar. A verdade é que a fidelização sai sempre mais barato do que a captação de novos clientes, e por um simples motivo: sua empresa não precisa de altos investimentos em marketing.

Quem já conhece seu negócio, se for bem atendido e tiver seu problema resolvido, certamente vai voltar a comprar. Além disso, vai indicar seus produtos ou serviços, fazendo pela sua empresa o que o marketing deveria fazer, só que sem cobrar nada por isso. Como também já dissemos, o boca a boca não é tudo, mas é muito importante para manter a roda girando.

Fazer do cliente sua melhor propaganda é uma tarefa para os profissionais técnicos e de vendas, aplicando qualidade e respeito na prestação de serviços ou venda de produtos. Essas atitudes são de extrema relevância para o sucesso da sua empresa e colaboram para satisfação do cliente. Todas essas etapas têm influência decisiva sobre a percepção que as pessoas terão de seu negócio.

Um mau atendimento ou uma prestação de serviços ineficiente, não apenas fecha uma porta, como também gera prejuízos incalculáveis. Novamente, recorrer à sabedoria popular ajuda a entender, já que, como se diz, cliente bem atendido conta para dez, enquanto os que são mal atendidos contam para cem.

E, se você prefere uma palavra científica, diz o célebre professor Philip Kotler que trazer um novo cliente pode custar até cinco vezes mais do que fidelizar um que já conhece a empresa. Sendo assim, é justo dizer que, se seu setor operacional deve trabalhar pautado pela melhoria contínua, o de vendas deve ter como princípio fidelizar seus clientes, começando pelo atendimento.

Como um departamento de compras eficiente pode otimizar os gastos da empresa

Enquanto o relacionamento com o cliente é a base para menos gastos com marketing e propaganda, a política de compras de sua empresa junto aos fornecedores é decisiva para potencializar os lucros na gestão empresarial. São tarefas estratégicas do departamento:

• escolher os fornecedores;
• fazer a gestão e emissão de pedidos de compra;
• negociação direta;
• especificar quantidade, qualidade, local e tempo de entrega de insumos e produtos.

Os profissionais de compras trabalham em regime de cooperação direta com os do estoque, que, por sua vez, têm suas rotinas definidas em função das vendas em loja. Portanto, o departamento de compras pode ser considerado o primeiro elo de uma corrente que termina no consumidor.

Considerando o impacto que o custo das compras representa, um dos objetivos permanentes do departamento será a compra de mercadorias ou de insumos ao menor custo possível. Da mesma forma, deverá zelar pelo tempo de entrega, para garantir a reposição do estoque em tempo hábil.

Não menos importante, é o departamento de compras que deve preservar o bom relacionamento com os fornecedores, e buscar alternativas sempre que um deles falhar ou não praticar preços competitivos.

Sendo assim, é também de grande importância conhecer o giro de estoque, para que as compras sejam feitas no tempo certo, evitando o temível encalhe. Inclusive, há uma fórmula para fazer esse cálculo, conhecido como PME (Prazo Médio de Estocagem). Para facilitar o entendimento, vamos a um exemplo prático:

Prazo Médio de Estocagem

Digamos que a sua empresa manteve estocado, em 2017, um total de 2000 unidades de um produto e, em 2016, 4000 unidades. Supondo que seu setor de compras apurou R$ 50.000,00 em Custo de Mercadoria Vendida (CMV) e que o Estoque Médio (EM) é de 3000, vamos calcular o PME:

PME = (EM X 360) / CMV

PME = (3000 x 360) / 50.000

PME = 21,6

O tempo que esse produto fica parado em seu estoque é de aproximadamente 21,6 dias. É com esse número que o departamento de compras deverá trabalhar sempre que realizar novos pedidos aos fornecedores.

Com essa referência, fica mais fácil se programar para fazer as compras de maneira a garantir o pleno abastecimento de suas gôndolas e prateleiras. Passar a impressão de que não tem produtos para vender seria péssimo para sua imagem, concorda? Por isso, todo cuidado é pouco.

Considerando a relativa complexidade envolvida nas compras, normalmente, profissionais de logística, de engenharia ou ligados à área de exatas são indicados para liderar esse departamento.
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Hora de colocar a mão na massa: dicas para não errar na administração de uma pequena empresa

Organismos vivos e máquinas, de certa forma, simbolizam a estrutura organizacional de uma empresa. Cada peça deve funcionar em sincronia com outras, compondo uma engrenagem que se movimenta até que o serviço seja concluído ou o produto final esteja pronto para ser vendido.

No entanto, nas empresas, você lidará com pessoas. A forma como sua equipe trabalha será determinante para o sucesso e nada melhor para isso do que delegar as funções certas para as pessoas mais qualificadas.

Em se tratando de trabalhar em equipe, delegar é o aspecto mais importante. Times motivados, bem treinados e com autonomia para realizar suas tarefas geram valor. A presença do gestor, nesses casos, não se faz necessária, a não ser para dar feedbacks periódicos e trazer novas ideias.

Por outro lado, você não terá subsídios para contratar os melhores profissionais sem desenvolver seus próprios conhecimentos sobre gestão. Vale a pena destacar novamente a importância de descentralizar as tarefas, até porque é humanamente impossível dar conta de tudo quando se pretende expandir os negócios por meio de uma boa gestão empresarial.

Só a carga tributária que o fisco impõe às empresas já demanda um trabalho gigantesco, até mesmo para PMEs optantes do Simples Nacional. Tanto que o pagamento de impostos a maior é um dos principais problemas enfrentados por gestores, até mesmo em grandes corporações já consolidadas no mercado.

Também é preciso destacar que a mão do fisco é pesada com as empresas que negligenciam o pagamento de seus impostos e o cumprimento das obrigações escriturárias. Mesmo assim, você ainda quer se arriscar a tocar tudo sozinho?

Por onde começar uma nova etapa na gestão

As soluções apresentadas por uma assessoria empresarial podem ser a resposta para quem não sabe como iniciar a reestruturação de seu negócio. Há situações críticas, até mesmo de quase insolvência, que são revertidas com o apoio desse tipo de serviço especializado, também capaz de prestar apoio na hora de abrir uma empresa.

A vantagem é que, diferentemente de uma consultoria, a assessoria não só aponta falhas e o que precisa melhorar, como executa as ações propostas. Para quem não tem tempo a perder, trata-se de um reforço valioso e que faz a diferença entre operações deficitárias e o lucro.

Sua empresa não terceiriza a Contabilidade? O assessoramento viabiliza que você tenha mais tempo para adquirir conhecimento sobre seu negócio, criatividade para novos produtos e serviços e muita qualidade de vida, dando suporte para sua tomada de decisões e auxílio nos processos burocráticos.

Considere o apoio externo para dar um novo rumo em seus negócios, e faça da gestão empresarial uma realidade totalmente aplicada às suas rotinas. Você vai ver que passar da teoria para a prática traz resultados muito melhores.

Esperamos que este artigo seja útil para orientar possíveis decisões visando ao crescimento. Mantenha-se informado, assine nossa newsletter e deixe para trás o tempo do amadorismo. Sua empresa, colaboradores e principalmente seus clientes vão agradecer.

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Como o setor de operações interage com as demais áreas da empresa?