Por quê definição de calendário de reunião

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Definir as suas ofertas de serviço no Bookings

• Artigo
• 06/21/2022
• 3 minutos para ler

Neste artigo

Quando define as suas ofertas de serviço no Microsoft Bookings, define um nome de serviço, descrição, localização (escolha se pretende reunir pessoalmente ou se pretende ter uma reunião online), duração, lembretes predefinido para clientes e funcionários, notas internas sobre o serviço e preços. Também pode identificar os funcionários qualificados para fornecer o serviço. Em seguida, quando os clientes chegarem ao seu site de negócio para marcar um compromisso, podem ver exatamente que tipos de compromissos estão disponíveis, escolher a pessoa a quem pretendem fornecer o serviço e quanto o seu serviço irá custar.

Também pode adicionar informações personalizadas e URLs à confirmação de e-mail e lembretes que envia quando alguém reserva um serviço através da sua página de reservas.

Ver: Criar um novo serviço

Passos

1. No Microsoft 365, selecione o Iniciador de Aplicações e, em seguida, selecione Bookings.

2. Vá para Os seus Serviços de > calendário e selecione Adicionar novo serviço.

3. Na página Detalhes básicos , adicione as suas seleções.

   Nome do serviço: introduza o nome do seu serviço. Este é o nome que aparecerá no menu de listas listadas na página Calendário. Este nome também será apresentado quando alguém adicionar um compromisso manualmente na página Calendário e aparecerá como um mtilo na página Self-service.

   Descrição: a descrição que introduzir é a que será apresentada quando um utilizador clicar no ícone de informações na página Self-service.

   Localização predefinida: esta localização é o que será apresentado nos e-mails de confirmação e lembrete para funcionários e clientes e será apresentada no evento de calendário criado para a reserva.

   Adicionar reunião online: esta definição ativa ou desativa reuniões online para cada compromisso, quer através do Teams ou do Skype, dependendo do cliente predefinido para o membro da equipa.

   • Ativado:

     • Será adicionada uma ligação para uma reunião do Teams ou do Skype, exclusiva à reserva, ao evento de calendário nos calendários dos funcionários e dos clientes, juntamente com informações de acesso.

     • A ligação para participar na reunião será adicionada a todos os e-mails de confirmação e lembrete, conforme apresentado no exemplo seguinte:

       

       Nota

       Teams pode entrar em reuniões através da aplicação Teams para dispositivos móveis, da aplicação Teams de ambiente de trabalho, num browser ou através do acesso telefónico. Recomendamos vivamente que ativar o Teams como o serviço de reuniões online predefinido para o seu inquilino, para ter a melhor experiência de reservar compromissos virtuais.

   • Desativada:

     • Compromissos não irá conter uma opção de reunião e todos os campos relacionados com a reunião que aparecem quando Adicionar reunião online está ativado não serão apresentados.

   Duração: é por quanto tempo todas as reuniões serão reservadas. A hora é bloqueada a partir da hora de início, que é selecionada durante a reserva. A hora completa do compromisso será bloqueada nos calendários dos docentes.

   Tempo de memória intermédia: Ativar esta definição permite a adição de tempo adicional ao calendário da equipa sempre que um compromisso é agendado.

   O tempo será bloqueado no calendário da equipa e afetará as informações de livre/ocupado. Isto significa que se um compromisso terminar às 15:00 e tiver sido adicionado 10 minutos de tempo de memória intermédia ao final da reunião, o calendário do pessoal irá aparecer como ocupado e não reservado até às 15:10. Isto pode ser útil se a sua equipa precisar de tempo antes de uma reunião para se preparar, como um médico que reveja o gráfico de um paciente ou um consultor financeiro que prepare informações de conta relevantes. Também pode ser útil após uma reunião, como quando alguém precisa de tempo para viajar para outra localização.

   Preço não definido: selecione as opções de preço que serão apresentadas na Self-Service preço. Se o Preço não definido estiver selecionado, não será apresentado nenhum preço ou referência ao custo ou preço.

   Notas: este campo aparece no evento de reservas da equipa reservada, bem como no evento que aparece no separador Calendário na aplicação Web do Bookings.

   Número máximo de pessoas por evento: esta definição permite-lhe criar serviços que exigem a capacidade de várias pessoas agendar o mesmo horário de compromisso e a mesma equipa (como uma turma de aptidão física). O horário do compromisso para o serviço, pessoal e hora selecionados estarão disponíveis para reservar até que o número máximo de pessoas, especificado por si, tenha sido atingido. A capacidade atual de compromissos e os eventos podem ser vistos no separador Calendário na aplicação Web do Bookings.

   

   Permitir que o cliente faça a gestão das suas reservas: esta definição determina se o cliente pode modificar ou cancelar a reserva, desde que seja agendada através do separador Calendário na aplicação Web do Bookings.

   • Ativado:

     O botão Gerir Booking é exibido no e-mail de confirmação de cliente. Quando este botão é selecionado pelo cliente, são apresentadas três opções:

     • Remarcar Selecionar esta opção direciona o utilizador para uma página de Self-Service específica do serviço, onde pode selecionar uma nova hora e/ou data para o mesmo serviço e o mesmo membro do pessoal na reserva original. Tenha em atenção que, apesar de o membro original estar anexado à reserva re agendada por predefinição, o utilizador também tem a opção de alterar o membro da equipa.

     • Cancelar reserva Esta ação cancela a reserva e remove-a do calendário dos docentes.

     • Nova reserva Esta opção leva o utilizador à página Self-Service com todos os serviços e funcionários listados, para agendar uma nova reserva.

       

     Apenas recomendamos que deixe esta definição ativada se estiver confortável com o acesso de clientes à Self-Service página.

   • Desativada:

     O utilizador não terá a capacidade de re agendar ou cancelar as suas reservas quando reservar através do separador Calendário na aplicação Web do Bookings. No entanto, ao reservar através da Self-Service, os clientes ainda terão o botão Gerir Reserva e todas as opções, mesmo quando esta definição estiver desativada.

     Recomendamos que desativar esta definição se quiser limitar o acesso à Self-Service página. Além disso, sugerimos que adicionar texto aos seus e-mails de confirmação e lembrete que diga aos seus clientes como fazer alterações às suas reservas através de outros meios, como, por exemplo, ligar para o escritório ou enviar um e-mail para o apoio ao cliente.

4. Na página Opções de disponibilidade, pode ver as opções que selecionou na sua página De reservas para a sua política de agendamento e disponibilidade para os seus funcionários. Para obter mais informações, consulte Definir as suas políticas de agendamento.

5. Preço predefinido Este é o preço que será apresentado na Self-Service página. Se o Preço não definido estiver selecionado, não será apresentado nenhum preço ou referência ao custo ou preço.

6. Notas Este campo aparece no evento de reservas para a equipa reservada, bem como no evento que aparece no separador Calendário na aplicação Web do Bookings.

7. Os campos personalizados podem ser úteis ao recolher informações que são necessárias sempre que um compromisso específico é agendado. Alguns exemplos incluem fornecedor de seguros antes de uma visita médica, tipo de empréstimo para consultas de empréstimo, curso de estudo para aconselhamento académico ou ID de candidato para entrevistas de candidatos. Estes campos serão apresentados na página Booking quando os seus clientes marcam compromissos consigo e com a sua equipa.

   O e-mail, o número de telefone, o endereço e as notas do cliente são campos não amovíveis, mas pode torná-los opcionais ao desmarcar a opção Obrigatório junto a cada campo.

8. Na página Lembretes e Confirmações , pode configurar lembretes e notificações que enviar. Os lembretes e notificações são enviados para os clientes, docentes ou ambos, numa hora especificada antes do compromisso. Podem ser criadas múltiplas mensagens para cada compromisso, de acordo com a sua preferência.

   

   Pode incluir o texto adicional que quiser aqui, como informações sobre o re agendamento ou o que os clientes devem levar para o compromisso. Segue-se um exemplo do texto personalizado adicionado ao e-mail de confirmação original, visto no campo Informações adicionais para Confirmação de E-mail :

   

9. Ativar as notificações de mensagens SMS para o seu cliente Se selecionada, SMS mensagens são enviadas para o cliente, mas apenas se optar ativos.

   • Caixa Optar a ação por ações na reserva manual e Self-Service Página:

     

   • As notificações por mensagens de texto terão o seguinte asste (tenha em atenção SMS as notificações de mensagens de texto estão atualmente apenas América do Norte):

     

10. As opções de agendamento predefinido estão ativos por predefinição. Deslige a seleção se quiser personalizar a forma como os clientes reservam um membro específico de docentes.

11. Opções de publicação Escolha se quer que este serviço apareça como reservado na página Self-Service ou para tornar o serviço reservado apenas no separador Calendário na aplicação Web do Bookings.