Dentre as muitas qualidades que atualmente são exigidas pelo mercado de trabalho destaca-se a interação das pessoas como ferramenta principal para uso no ambiente do gerenciamento de projetos.
Destacam-se importantes itens com relação a sua atitude perante o dia-a-dia e como se pode beneficiar dos resultados de sua aplicação correta.
A Interação entre as pessoas não significa ter comportamento afetivo no ambiente de trabalho, mas trata da habilidade e capacidade de escolher certa atitude de comportamento, tendo inciativa e comunicando-se corretamente com as pessoas e tomando as melhores decisões no ambiente profissional.
Profissionais qualificados são testados não só em conhecimentos técnicos, mas também na interação com as pessoas ao seu redor. A maioria perde por não ter habilidade para interagir e atuar em equipe no ambiente de trabalho.
A tecnologia trouxe a facilidade de interação entre as pessoas com meios de comunicação, podendo interagir com várias pessoas podendo ser até de países diferentes simultaneamente em um projeto. Porém muitas pessoas tem dificuldade de se relacionar com outras, seja por timidez, hierarquia ou simplesmente por falta de técnicas que lhe auxiliam em sua fala facilitando o entendimento de quem houve seus comentários.
Este assunto é muito relevante atualmente, pois desde a entrevista de emprego e durante as atividades do dia-a-dia é preciso haver uma sinergia e interação com as pessoas ao seu redor, para conquistar um objetivo em comum a todos os envolvidos em certa atividade, seja atingir uma meta, ou melhorar um resultado, resumindo tudo que como ser rotulado como projeto. Isto além de facilitar o entendimento e a ação das pessoas gera um grande crescimento pessoal.
Existem varias técnicas de interação entre pessoas, onde o objetivo é ajudar principalmente o gerente de projetos a conseguir concluir o projeto com o resultado planejado e ter uma boa imagem perante as partes interessadas. Deixando uma impressão positiva tanto na empresa em que o gerente trabalha, mas também na sua carreira profissional.
Interagir e usufruir deste artificio não se trata de enganar ou abusar das pessoas ou ambiente que esteja, mas sim expor de forma clara e bem objetiva suas ideias e opiniões.
As relações que se tem no ambiente de trabalho seja com os colegas de setor, supervisores, fornecedores/clientes podem ocorrer em diversão situações. Sendo assim o modo de agir e se comportar num conflito pode interferir diretamente em um possível fracasso do projeto. Pois a forma de se comunicar e a atitude adotada, impacta diretamente na qualidade do relacionamento e no bem estar do projeto e seus interessados.
Esta habilidade de interação é desenvolvida e deve estar em constante evolução, pois a cada momento é uma oportunidade de aprendizagem e se torna um histórico de experiências que auxiliam em uma nova situação semelhante. Não existe uma medição desta habilidade como algo mensurável, ou seja, quantitativa e sim de uma forma qualitativa, já que se trata de algo que se percebe ao longo do tempo e aplicando em sua rotina de trabalho.
Habilidades técnicas são geralmente mais fáceis de verificar o grau de conhecimento, através de aplicação de provas/testes, entrevista e tantas outras ferramentas que dão um grau mais apurado do conhecimento. No entanto as competências de gestão, como comunicação e relacionamento são muito mais complexas e difíceis de serem avaliadas gerando um grau de sua habilidade.
Por isso é importante uma avaliação pessoal criteriosa para que de forma o mais consciente possível, possa-se avaliar e com isso buscar melhorias no crescimento pessoal e mostras suas competências para todos com quem se interaja.
Para se entender mais sobre o a política pessoal em gerenciamentos de projetos, inicialmente é preciso conhecer as informações sobre o que é um projeto e alguns assuntos relevantes sobre ele.
Segundo PMBOK (2008, p.11) projeto é “um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo. A sua natureza temporária indica um início e um término definidos. O término é alcançado quando os objetivos tiverem sido atingidos ou quando se concluir que esses objetivos não serão ou não poderão ser atingidos e o projeto for encerrado, ou quando o mesmo não for mais necessário”.
Segundo MAXIMIANO (2002, p.26) projeto é “um empreendimento temporário ou uma sequência de atividades com começo, meio e fim programados, em que tem por objetivo fornecer um produto singular, dentro de restrições orçamentárias”.
Objetivo definido é outro ponto a se considerar, onde o fim do projeto se dá quando o objetivo proposto é alcançado. Este fim quando o objetivo é alcançado tem um prazo a ser cumprido, que é definido no início do projeto.
Outro fator importante é referente ao custo, sendo que para a execução do projeto é definido um custo, para atingir o objeto dentro de um prazo esperado.
É necessário também recursos para a execução do projeto, sendo de pessoas, materiais ou outros.
Dentre varias características importantes sobre todo o processo do projeto, se destacam a comunicação e a interação das pessoas envolvidas para seu funcionamento, onde o gerente do projeto deve ter o cuidado para garantir que tudo sai conforme planejado.
As fases do projeto podem ser divididas em 4 partes (PMBOK p.21):
- Início do projeto;
Esta fase tem início geralmente nos primeiros contatos com o cliente para levantamento de informações das necessidades e expectativas do cliente em relação ao projeto.
É uma fase onde é importante fazer um trabalho junto ao cliente de descobrir o que ele realmente precisa, visto que inicialmente, nem sempre o cliente pede é o que vai resolver o problema ou necessidade dele.
2. Organização e preparação;
Nesta fase já se se fez o levantamento geral das necessidade e vai se planejar como será feito o projeto. Inclui diversos aspectos como escopo, prazo, custo, qualidade, recursos, etc...
Nela também se consegue a aprovação do cliente para o que vai ser realmente feito, para que a entrega seja conforme o combinado.
3. Execução do trabalho do projeto.
A execução é realmente por a mão na massa e iniciar as atividades para que façam o projeto acontecer de fato.
Se o projeto fosse à construção de uma casa nesta fase já estaria comprando o material e levantando paredes.
Nesta fase se houver mudanças de escopo do projeto pode-se alterar significativamente tudo o que já foi planejado.
4. Encerramento do projeto.
O encerramento é a fase onde já ocorreu a entrega a finalização de contratos do projeto é iniciada.
Se ocorrer tudo bem é mais uma fase de comemoração, mas não menos importante que as outras.
Nestas fases há sempre pessoas envolvidas, interesses em jogo e geralmente pressões sobre os envolvidos no projeto. Os quesitos de prazo custo e escopo geralmente são fonte de muita discussão, onde as habilidades de relacionamento, comunicação e negociação são importantes.
A política pessoal vai ter grande importância em cada reunião, e-mail enviado com os envolvidos, pois qualquer indisposição por parte dos participantes pode gerar impactos no projeto. Os impactos podem ser positivos ou negativos, mas geralmente os negativos aparecem com mais frequência.
Um dos pontos do gerenciamento de projetos é justamente aumentar a probabilidade de impactos positivos e diminuição dos negativos, já que a ausência deles é praticamente utópica.
Dentro destas 4 fases há o processo de monitoração e controle onde é constante nas fases, mas principalmente na de execução onde é necessário um acompanhamento detalhado do andamento das atividades e sua conclusão.
Para demonstrar a importância da interação pode-se identificar facilmente sua atuação em duas áreas, Recursos Humanos e a Comunicação.
Em todo projeto sua equipe é formada por pessoas que tem papéis e suas respectivas tarefas e responsabilidades designadas para atingir o objetivo proposto para cada projeto. E este envolvimento dos membros da equipe desde o planejamento e na tomadas de decisões ao longo do projeto é um beneficio enorme para alcançar os resultados definido no escopo.
No gerenciamento do time do projeto, o gerente além de acompanhar o desempenho dos membros, deve fornecer um feedback, corrigir problemas e monitorar as mudanças afim de melhorar o andamento do projeto.
Uma das virtudes do gerente do projeto é influenciar a equipe e para isto o mesmo deve conhecer alguns itens de recursos humanos que podem agir sobre o projeto. Pode-se incluir o ambiente de trabalho, a localidade de cada participante da equipe, a comunicação dos interressados, assuntos referentes a politica internas e externas, assuntos culturais entre outros. Além de garantir que todos tenham um comportamento profissional e etico durante todo o ciclo do projeto.
Dando ênfase na responsabilidade e papel de cada um para finalizar o projeto de forma satisfatória é importante estar ciente das definições abaixo:
- Responsabilidade: É o trabalho esperado que uma pessoa da equipe realize para finalizar as atividades do projeto;
- Papel: É a descrição da parte do projeto, onde uma pessoa é responsável e responde pelos resultados. E para facilitar o entendimento entre autoridade, responsabilidade e limites tem que ser documentada;
- Autoridade: É o direito de alocar recursos do projeto, assinar aprovações e tomar decisões;
- Competência: é a habilidade e a capacidade necessárias para terminar certas etapas do projeto. Caso algum membro não tenha as competências sua performance pode ser comprometida.
Para facilitar a interação entre as pessoas o Gerente de Projeto deve ter algumas características para dominar as situações criticas e gerenciar sua equipe de trabalho, para isso existe um estudo que aponta 18 competências para atuar de uma forma simples e objetiva:
Autoconsciência Emocional: Permanece em harmonia com seus valores básicos, e não raro são capazes de intuir o melhor curso de ação, enxergando a situação geral que esta atrás de um cenário complexo.
Auto avaliação precisa: Permite que o líder saiba quando pedir ajuda e em que pontos concentrar-se ao cultivar novas qualidades de liderança.
Autoconfiança: O conhecimento exato de suas capacidades permite que os líderes atuem dentro dos seus limites.
Autocontrole: Encontra uma maneira de administrar seus impulsos e emoções mais perturbadores, e até de canalizá-los de forma proveitosa.
Transparência: Os líderes que são transparentes põem seus valores em prática e assumem abertamente erros e falhas e em vez de fazer vista grossa para o comportamento antiético alheio, preferem confronta-lo.
Adaptabilidade: Capacidade de lidar com varias demandas simultaneamente sem perder seu foco ou energia, e sentem-se à vontade com as ambiguidades inevitáveis da vida organizacional.
Superação: Estes líderes são pragmáticos, estabelecendo metas mensuráveis mais desafiadoras, e conseguem calcular o risco de modo que seus objetivos sejam de grande valia, mas viáveis.
Iniciativa: Aproveita oportunidade – ou as cria – em vez de apenas esperar por elas.
Otimismo: Enxerga os demais de um ponto de vista positivo, esperando o melhor deles.
Empatia: Escutam com atenção e são capazes de colocar-se no lugar do outro.
Consciência organizacional: Grande astúcia política e identificam redes sociais cruciais e compreender as principais relações de poder.
Serviço: Monitoram cuidadosamente a satisfação dos clientes, certificando-se de que estejam obtendo tudo de que precisam.
Inspiração: Visão empolgante ou missão compartilhada, onde consegue articular um plano de modo a inspirar outros a segui-los, tornando o trabalho estimulante.
Influência: Encontra o apelo correto para determinado ouvinte até saber como conquistar a adesão de pessoas fundamentais e construir uma rede de apoio para iniciativa.
Desenvolvimento dos demais: Sabem como dar feedback oportuno e construtivo, e são mentores ou treinadores naturais.
Catalisação de mudanças: Encontram maneiras práticas de superar os obstáculos à mudança.
Gerenciamento de conflitos: Fazem com que todas as panes se manifestem e compreendem as diferentes perspectivas, para então encontrar um ideal comum que conte com o endosso geral.
Trabalho em equipe e colaboração: Os líderes que trabalham bem em grupo produzem uma atmosfera de solidariedade amistosa e coletiva, além de respeito e cooperação. Geram inspiração de compromisso ativo e entusiasmo nos envolvidos com esforço coletivo, e promovem a fidelidade e a identificação. Dedicam seu tempo ao desenvolvimento e fortalecimento das relações entre os colaboradores da equipe.
O desenvolvimento da equipe é um processo de melhoria continua em suas competências, interação e ambiente de trabalho. E o gerente deve obter qualificações para facilitar esta identificação, implantar, controlar, buscar motivação, ter liderança e inspirar a equipe de projeto a atingir a meta de desempenho e cumprir os objetivos proposto para o projeto.
Sabendo-se que a equipe de trabalho é o principal fator de sucesso no projeto, o gerente deve buscar sempre a evolução gerando desafios e oportunidade, dando retorno (feedback) e auxilio durante o período de execução do projeto, além de recompensar e reconhecer o esforço e os resultados atingidos. Sendo assim, pode-se obter o compromisso da equipe e criar um time com desempenho elevado que terá comunicações abertas e eficazes, formando um respeito e confiança entre as pessoas, facilitando a administração de possíveis conflitos de forma positiva e oficializando as tomadas de decisões e consequentemente a solução de problemas. Aprimorando os conhecimentos e as principais habilidades dos colaboradores da equipe aumentasse a capacidade de terminar as tarefas com redução de tempo, custo e com qualidade superior.
Se realizar um aprimoramento nos sentimentos de respeito e confiança, além do bom senso entre os membros do projeto existirá uma motivação maior, diminuindo os conflitos com o aumento do trabalho em equipe criando uma cultura que aumenta a produtividade de cada um, o espírito de equipe e cooperação compartilhado experiências e conhecimentos anteriores (lições aprendidas).
Pode-se dizer que conflitos são invitáveis ao longo do projeto, e seus fatores podem ser desde problemas pessoas, estilo de trabalho diferente, prioridades de prazo, recursos ineficientes, entre outros. Para amenizar este impacto devemos tomar como medida de ação preventiva um bom plano de gerenciamento das comunicações e a definição das atividades com os responsáveis e o papel de cada membro na equipe.
Para administrar os conflitos e buscar resolvê-los existem seis técnicas, que podem ser usadas de acordo com o objetivo da solução do problema:
- Colaboração;
- Negociação;
- Imposição;
- Solução de Problemas (Confronto);
- Acomodação (Panos quentes);
- Evitar/Retirada.
O gerente de projetos deve usar algumas habilidades interpessoais para facilitar a condução do projeto. E a combinação de habilidades humanas, técnicas e conceituais dependendo de cada situação tende a agir de forma positiva para aproveitar o melhor desempenho do time, buscando os pontos fortes de cada membro.
Dentre as varias habilidade podemos destacar algumas mais utilizadas pelos profissionais como:
- Liderança;
- Influência;
- Processo decisório eficaz.
As pessoas interagem umas com as outras de diversas formas hoje em dia, e essa interação chamamos de relacionamento. Estes relacionamentos geram conflitos, onde um gerente preparado irá agir de forma sensata e coerente com cada situação, já que todos os dias nos mais diversos tipos de relacionamentos, seja ele pessoal, profissional, simples, complexo, constante ou temporário, enfim, ele acontece numa grande variedade, sendo assim cada caso deve ser analisado criticamente para tomada das ações de forma a não prejudicar o andamento do projeto e muito menos a relação entre os colaboradores da equipe.
Com o avanço da tecnologia e a popularização de celulares, computadores e com a internet, hoje, é extremamente fácil a comunicação. Tanto que uma pessoa trabalhando em seu computador, pode se comunicar verbalmente com os que estão próximos de si ou via texto, trocando mensagens privadas, mesmo que a pessoa esteja na baia ao lado.
Mas o principal é lembrar que as pessoas devem ser tratadas como pessoas e não como “recursos” ou simplesmente uma mão de obra aplicada ao processo do projeto. Existem diferenças significativas e exclusivas de interagir com cada pessoa e esta forma de interação pode ajudar ou prejudicar a qualidade de sua rotina de trabalho e por fim afetar o sucesso do projeto.
Pode-se dizer muito sobre projetos, suas metodologias, as boas práticas, qualificações com o objetivo de atingir os resultados planejados com a melhor eficácia possível, porém para realização de suas atividades é necessário ter a presença das pessoas e por este motivo é essencial que o gerente de projeto saiba atuar e monitorar as ações dos envolvidos. As pessoas que delegam, aprovam, solicitam, reprovam, etc... São humanos e consequentemente erram, mas estas falhas podem ser minimizadas ou excluídas se tiverem uma boa gestão. Pois sem as pessoas os projetos não existem, pois são elas que os criam e o papel do gerente de projetos é justamente garantir o melhor desempenho da equipe a fim de alcançar os planos iniciais definidas em escopo.