Quais são as funções administrativas que realizam os processos administrativos?

Conheça as particularidades de cada qual nas organizações.

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Enfoque Processual
Enfoque Funcional
As Funções do Administrador — Enfoque Funcional
Planejamento
Níveis da função planejamento:
Negócio, missão, visão e valores:
Organização
Conceitos-chave da organização:
Tipos de Organização — estrutura organizacional:
Responsabilidade
Motivação:
Liderança:
Comunicação:
Quais são as funções administrativas que fazem parte do processo administrativo?
Quais são as 5 funções do administrativo?
Quais são os processos ou funções do administrador explique cada uma das funções?
Qual é a função administrativa?

Planejamento, organização, direção e controle. Você já parou para analisar os detalhes de cada uma dessas quatro funções administrativas? Independentemente do porte da empresa, elas estão presentes no cotidiano de cada empreendimento.

A partir disso, tendo em vista a importância de planejar, organizar, dirigir e controlar para o sucesso dos negócios, vamos explicar o que, de fato, são essas funções, destacando as principais características e diferenças entre elas. Confira!

Processo administrativo

Planejamento, organização, direção e controle compõem o chamado processo administrativo, de modo que cada função abrange um conjunto de ações que devem ser tomadas para conservar a empresa no caminho correto. Acompanhe a seguir o que separa cada uma delas.

Planejamento

Considerado o alicerce da atividade empresarial, é por intermédio do planejamento que são estabelecidos os objetivos a serem atingidos e as ações que serão essenciais para alcançá-los.

Em outras palavras, ao planejar, a empresa define o que tem como propósito e por quais meios se chegará até eles, com o intuito de diminuir as incertezas e guiar as decisões corporativas.

Para possibilitar o alcance dos objetivos, existem três níveis de planejamento: estratégico, tático e operacional.

O primeiro (estratégico) refere-se àquele conduzido pela cúpula da empresa, ou seja, por seus diretores, pelo nível mais elevado dentro da hierarquia da organização. Tal planejamento, inclusive, é considerado de longo prazo e abrange a empresa como um todo, ou seja, de modo sistêmico. Nele, há interação entre o ambiente interno da organização com o ambiente externo.

Além disso, em tal nível, são definidos a missão (razão de ser da empresa), a visão (aonde a organização quer chegar) e os valores (preceitos básicos que norteiam a vida empresarial).

O segundo (tático), por sua vez, tem foco no médio prazo e sua visão é voltada ao âmbito departamental. Nele, são estabelecidas metas e construído ambiente propício para que as ações designadas no planejamento estratégico se concretizem.

O terceiro (operacional), por fim, com ênfase no curto prazo, diz respeito ao planejamento que visa a implementar os planos específicos estabelecidos no âmbito tático. Em outras palavras, enquanto o nível estratégico abarca a empresa como um todo e o tático focaliza cada departamento, tal planejamento tem foco na tarefa ou operação.

Organização

De maneira simples e direta, organizar corresponde a colocar em prática o que foi planejado. Ou seja, é aqui que os recursos (humanos, financeiros, materiais) são alocados e a estrutura administrativa é estabelecida além da divisão de trabalho.

Dessa forma, a empresa define de que modo as tarefas serão realizadas além de efetuar a distribuição delas entre as áreas e pessoas respectivas.

Direção

Essa é uma das principais funções administrativas e se vincula a liderar, isto é, a capacidade de influenciar as pessoas a fazerem aquilo que devem fazer. O líder possui uma visão mais abrangente, motivo pelo qual pode coordenar esforços de modo que o trabalho se realize conjuntamente, com um mesmo rumo.

Além disso, essa função administrativa envolve, também, elementos como comunicação e motivação, tendo em vista que não basta apresentar o que deve ser feito mas influenciar os colaboradores positivamente.

Controle

Quando se pensa em controle, é preciso ter em mente que se trata de assegurar que tudo seja realizado dentro dos padrões e dos princípios estabelecidos.

Nesse sentido, ao controlar, o que se desenvolve em 3 etapas, é possível reconhecer desvios em relação ao que foi planejado e, partir daí, adotar as medidas pertinentes. Confira as etapas da função controle a seguir:

1. Definição de padrões de performance;

2. Comparação do resultado com os padrões;

3. Implementação de ações corretivas necessárias.

E aí ficou com alguma dúvida? Deixe seu comentário.

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As funções administrativas PODC têm origem na Teoria Neoclássica, de Peter Drucker. Para a teoria neoclássica, as quatro funções básicas do administrador são PODC: planejamento, organização, direção e controle → rotina administrativa.

As quatro funções básicas constituem o processo administrativo, que vai além do ciclo administrativo, pois é dinâmico, interativo e cíclico.

Os 4 elementos podem ser entendidos a partir de um enfoque processual, em que os elementos são considerados de maneira conjunta. E também podem partir de um enfoque funcional, em que cada um dos 4 elementos é uma função do administrador, fazendo parte de sua rotina administrativa.

Administrar é estabelecer metas — desdobrar resultados — e operacionalizar o seu alcance: planejando, organizando, dirigindo e controlando pessoas e recursos. PODC são funções de administração: as partes do processo administrativo.

O processo administrativo é uma sequência de funções que se sucedem; é uma forma de conduzir as atividades; é a maneira como a administração alcança seus objetivos (de forma eficaz).

As funções PODC fazem parte do processo administrativo e são inter-relacionadas. O objetivo final é alcançar resultados eficientes e eficazes. A eficiência é alcançada alocando os recursos certos, nos lugares certos e da maneira certa.

O processo administrativo é cíclico e encandeado, há uma sequência:

→Planejamento → Organização → Direção → Controle → Planejamento

O processo é cíclico (se repete), dinâmico (possibilidade de retroação — retorno a um ponto anterior) e interativo (flexível, interage e se ajusta ao meio). A partir desta perspectiva, o processo administrativo não tem um início ou um fim definidos.

O processo administrativo pode ter enfoque processual ou enfoque funcional.

Enfoque Processual

Processo administrativo, em que PODC (planejamento, organização, direção e controle) são as etapas de um processo que deve produzir um resultado.

Características do processo administrativo, a partir do enfoque processual: continuidade (processo é cíclico — não tem início e fim definidos, pois o processo é contínuo e cíclico), dinamicidade, flexibilidade (associada à capacidade de adaptação — ação e retroação), organicidade (capacidade de adaptação a diferentes cenários, mesmo processo administrativo, mas que se adapta ao contexto), interatividade (entre as atividade PODC, cada atividade interage com as outras), sistematicidade (atividades ocorrem sempre da mesma forma, seguindo normas e regras pré-estabelecidas), intra atividade (dentro de cada processo, há atividades que se subdividem em outras).

Enfoque Funcional

Segundo o enfoque funcional, as partes que compõem o processo administrativo — a saber, PODC: Planejamento, Organização, Direção e Controle — são funções do administrador. Função planejamento, função organização, função direção e função controle. São as rotinas administrativas.

Entender as funções administrativas de maneira separada é o enfoque funcional. Mas, deve-se atentar que estas funções podem ser separadas, mas não isoladas!

É possível entender cada função de maneira individual.

As Funções do Administrador — Enfoque Funcional

As funções da Administração são as mesmas independente do contexto — ou seja, não variam de acordo com o nível hierárquico do administrado, nem com o tipo de organização. Planejamento, Organização, Direção e Controle estão sempre presentes em qualquer setor, tipo de empresa, etc. É o trabalho do Administrador: PODC.

Funções Administrativas PODC: Planejar, Organizar, Dirigir e Controlar

Planejamento

É o processo de estabelecer objetivos e meios adequados para alcançar estes objetivos. Planejar é definir um fim e estabelecer os meios para atingir o objetivo final. Planejamento configura as rotas de ação.

O planejamento envolve definir a missão, os valores e princípios, a forma de atuação, a visão da empresa, as estratégias e as metas.

Um administrador que decide ampliar as operações da empresa, abrir filiais e estabelece metas para os próximos anos está exercendo a função de planejamento.

É o planejamento dos objetivos e estratégias para alcançá-los. Formula objetivos e os meios para alcançá-los.

É a função base do processo administrativo: com base no planejamento são realizadas as outras 3 funções.

Conceito de planejamento — Chiavenato: Processo de estabelecer objetivos e definir a forma (meios) de alcançá-los.

Planejamento é um processo, uma sequência de etapas, que visa alcançar uma meta e estabelece de que forma esta meta será alcançada. Fins e meios — metas e rotas de ação. Planejamento é estratégia, pois define a melhor rota de ação rumo ao objetivo. Metas e métodos.

Planejamento não é uma atividade isolada ou uma tarefa apenas, planejamento é uma sequência encadeada de atividades. O resultado final do processo de planejamento é o plano: fins (objetivos) e meios (métodos).

O planejamento é o passo inicial (entretanto, na organização o processo é cíclico e não há um início nem um final definidos). Planejar reduz a incerteza e aumenta as chances de sucesso. O planejamento lida com o futuro (não adivinha o futuro), lida com previsões, pois o presente pode influenciar o futuro. O objetivo do planejamento é tornar a organização pró-ativa.

O planejamento não é um ato isolado. O processo de planejamento em si é mais importante do que o seu produto final (o plano). A ideia não é prever o futuro e sim indicar como as decisões no presente podem influenciar o futuro da organização. Durante o esforço de planejamento, a organização reconhece seus limites e competências e estabelece estratégias, que podem dar certo ou não. O processo de planejar é mais importante que o plano final.

Passos do planejamento:

Definir os objetivos: onde se deseja chegar;
Determinar situação atual: situação da organização;
Desenvolver premissas (possibilidades) sobre o futuro: descrição das alternativas e possíveis eventos;
Analisar e escolher dentre as alternativas;
Implementar o plano e avaliar o resultado.

Vantagens do planejamento: oferece um Norte para a organização; ajuda a reforçar a sinergia entre os esforços; define os parâmetros de controle (que ocorre na Função Controle); ajuda na motivação; auxilia no autoconhecimento da empresa (competências, limitações e objetivos, por exemplo).

Para definir o caminho, é necessário saber para onde ir.

Objetivo: é a situação desejada; aonde se quer chegar. Os objetivos devem ser desdobrados e quantificados em metas. O objetivo é o resultado.
Meta: é a quantificação do objetivo, o desdobramento do objetivo. Pode-se quebrar os objetivos em metas. A meta é a quantificação do resultado. É menos subjetivo e mais quantitativo.

Níveis da função planejamento:

Cada nível possui abrangências, riscos e raciocínios diferentes. Os níveis de planejamento estão relacionados aos níveis de atuação do administrador.

Estratégico: alta complexidade, foco no longo prazo (4 anos). Global, objetivos gerais, diretrizes estratégicas, com forte visão do ambiente externo. Define o negócio, missão, visão e valores organizacionais. Faz o diagnóstico estratégico, com análises internas e externas (matriz SWOT). Formula estratégias, define a implantação e define métodos de controle. O planejamento estratégico está relacionado com a adaptação da organização à incerteza, é orientado para o futuro, envolve toda a organização (é compreensivo), é um processo de construção de consenso, é uma forma de aprendizagem organizacional. Foco em toda a empresa, longo prazo e objetivos globais e genéricos. Também pode ser chamado nível institucional. É o nível mais amplo, compõe toda a organização, lida com alto risco, define diretrizes. Lida com visão, missão e valores. Um erro no nível estratégico afeta toda a organização.
Tático: é o nível intermediário, com menor complexidade que o nível estratégico e maior que o nível operacional, abrange departamentos, tem foco no médio prazo. Médio risco e médio prazo (2 anos). O planejamento tático considera as diretrizes do planejamento estratégico e determina objetivos específicos para cada unidade ou departamento. Conecta os dois extremos. Atua no ambiente intermediário dos departamentos, que estão abaixo do presidente e diretores das empresas. Foco em um departamento, médio prazo e objetivos detalhados. Também
Operacional: baixa complexidade, foco no curto prazo (1 ano). Lida com uma única tarefa ou atividade. É o planejamento do dia a dia, tarefa a tarefa. O planejamento operacional considera tanto o planejamento estratégico quando o planejamento tático para determinar ações específicas necessárias para cada atividade ou tarefa. Os objetivos do planejamento operacional são mais detalhados e específicos. Foco nas tarefas e atividades, curto prazo e objetivos mais detalhados. Ligado às tarefas — desdobramento do planejamento estratégico e do tático em tarefas realizáveis.

Pode-se dizer que o planejamento estratégico desdobra-se no planejamento tático e que este, por sua vez, desdobra-se no planejamento operacional. Níveis de planejamento são interdependentes e inter-relacionados; cada nível tem um prazo, um foco e uma abrangência.

Negócio, missão, visão e valores:

Faz parte do Planejamento Estratégico. É o referencial estratégico: a definição da identidade da organização. O que é a organização e qual seu campo de atuação? O negócio. Qual a razão de ser da organização? A missão. Qual o objetivo da organização? Sua visão de futuro. Quais as crenças e princípios da organização? Os valores.

Negócio: raio de atuação, tipo de atividade da organização, atividades principais efetivas da organização. Atuação. É o aspecto mais objetivo da empresa.
Missão: elemento mais subjetivo — a razão de ser da organização, a razão de existir. A missão busca motivar seus colaboradores. É a função maior da organização. ex: “gerar valor”. A missão não é estática, a missão é dinâmica, assim como planejamento é dinâmico e flexível. A missão inclui o negócio da empresa, é o ponto de partida, é o presente, identifica “quem somos, o que fazemos”, é orientadora, tem foco do presente para o futuro.
Visão: é a visão de futuro, define o “grande plano”, aonde a empresa quer chegar, como a empresa se vê no futuro, qual o destino desejado e qual a direção geral. A visão é um objetivo de futuro, mais genérica, que faz parte do planejamento estratégico. Visão é um tipo de inspiração. A visão pode indicar objetivos e metas para o futuro (ex: ser a melhor do ramo em 5 anos). A visão inclui o sonho de negócio, indica para onde se quer ir, projeta “o que queremos ser”, a visão é inspiradora, tem foco no futuro.
Valores: são as crenças, atitudes básicas para convivência, princípios da organização. Os valores direcionam as estratégias — sem valor, não há negócio. ex: sustentabilidade.

Planejamento estratégico: Missão, Visão e Valores.

Organização

A organização é a função administrativa que se relaciona com a atribuição de tarefas e a organização destas: agrupamento de tarefas, atribuição a equipes de trabalho ou a departamentos, alocação dos recursos necessários para a realização das tarefas pelas equipes e departamentos. Organizar é alocar pessoas e recursos. Define quem faz o quê, quem vai mandar em quem, como vai fazer e com quais recursos.

A organização envolve departamentos técnicos, comerciais, financeiros, contábil, etc. Definição de como a organização vai funcionar: quem vai fazer o que e com o quê.

A função administrativa organização faz a distribuição de tarefas, das autoridades e dos recursos da organização. Desenha o trabalho, aloca recursos e coordena atividades.

Na fase de organização, pessoas e recursos são alocados para alcançar os objetivos. Toda a organização é feita com base no planejamento e objetivos definidos.

Organizar é o processo de alocar pessoas e recursos para atingir o objetivo anteriormente planejado.

Conceitos-chave da organização:

Divisão do trabalho e coordenação são os dois conceitos-chave da função organização. Organização é um processo (e não uma tarefa ou atividade). Organização envolve coordenação e controle.

Divisão do trabalho: especialização de tarefas torna o indivíduo mais produtivo, economizando tempo. Aumento da produtividade → produz mais em menos tempo. Quanto maior o grau de especialização, maior a produtividade. A produtividade máxima é atingida em um nível de especialização específico. O grau de especialização aumenta a produtividade até certo ponto; além deste ponto, há queda da produtividade (alienação do trabalhador, desmotivação). Na divisão do trabalho, cada indivíduo fica responsável por uma parte do processo.
Coordenação: processo de integração das diferentes atividades desenvolvidas em cada departamento, de modo a atingir os resultados pretendidos. Integrar e harmonizar as atividades (como numa orquestra). Tarefas se sobrepõem de forma organizada (coordenada) para chegar ao resultado. Coordenação está fortemente ligada ao conceito de organização, pois organizar é coordenar esforços.

Estratégias de coordenação:

Ajuste mútuo: forma de coordenação mais intuitiva e informal (baseado no diálogo);
Supervisão direta: supervisor define o que se espera de cada funcionário e monitora a execução. Tem um aspecto mais formal com a presença de um supervisor. O coordenador monitora mais de perto a execução das tarefas, esta é a estratégia mais comum nas organizações;
Padronização dos processos de trabalho: determina uma lógica de trabalho, seguida por todos (ex: linha de montagem). O processo é padronizado, os indivíduos não precisam ter a visão do todo. O trabalho geralmente é repetitivo para permitir este tipo de padronização;
Padronização dos resultados: resultados são padronizados, objetivo final claro como atingir determinada quantidade ou qualidade. Equipe opera para alcançar o resultado, que é padronizado (ex: definição de metas);
Padronização de habilidades: necessita trabalhadores com alto nível de conhecimento e habilidades, todos conhecem muito bem a tarefa. Cada profissional já possui as habilidades e sabem o que devem fazer. Há pouca necessidade de controle e avaliação (ex: junta médica);

Tipos de Organização — estrutura organizacional:

Estrutura organizacional pode ser informal (ex:amizades) e formal (representada em um organograma) — sendo que uma influencia a outra. Toda organização tem uma estrutura informal, pautada por relações de afinidade, por exemplo. Na estrutura formal, representada pelo organograma, há a divisão de trabalho, relação de supervisão, canais de comunicação, subdivisões principais e níveis hierárquicos. Somente a estrutura formal é representada no organograma. Estrutura formal lida com as relações de trabalho. O organograma é um esqueleto. Hierarquia — sentido vertical; áreas de atuação — sentido horizontal.

Autoridade

Relação de autoridade: conjunto de ordens e instruções transmitidas pelos chefes e dirigentes aos subordinados. Está ligada à hierarquia. Estão relacionadas ao formato do organograma.

Relações de autoridade:

linear: formato piramidal, centralização da decisão, autoridade linear ou única, comunicação formal linear. Vantagens: definição clara de autoridade e responsabilidade; estrutura simples e fácil compreensão, níveis hierárquicos bem definidos. Desvantagens: centralização excessiva (chefes generalistas, autocracia); comunicações indiretas e demoradas (sujeito a interferências); pode atrapalhar o crescimento da organização. Funciona melhor em empresas pequenas.
funcional: autoridade descentralizada, baseado no princípio da especialização. Autoridade diluída (dividida), comunicação direta, supervisão técnica. Vantagens: especialização das chefias, comunicações diretas, rápidas e sem interferência, descentralização das decisões. Desvantagens: diversas autoridades, pode haver contradição, não tem visão do todo, pode gerar conflitos.
assessoria (staff): assessores auxiliam no aconselhamento de superiores sobre tendências de mercado, métodos e modelos de gestão. Não possuem autoridade oficial, tem função de aconselhamento apenas. Estrutura de autoridade mais complexa. Autoridade de staff é relativa, aconselha e faz parecer técnico. Permite descentralizar decisões. O staff não tem autoridade sobre linha de produção, pois é uma assessoria e faz consultoria. O staff não tem relação hierárquica nem com diretores nem com a linha de produção.

Responsabilidade

Enquanto a autoridade é um direito, a responsabilidade é um dever. A autoridade é o direito formal de alocar pessoas e recursos, segundo o cargo. A responsabilidade é o dever de responder por seus atos. Ambos os conceitos são diretamente proporcionais: quanto maior a autoridade, maior a responsabilidade.

Comando: pressupõe a existência de um superior e de um subordinado, em que existe uma relação de comando, pois exite uma hierarquia. Quem manda deve ter autoridade sobre o subordinado para haver uma relação de comando (e deve existir uma hierarquia). Comunicação do superior para o subordinado é uma relação de comando. O feedback é a comunicação do subordinado para seu superior.

Centralização: líder traz para si as demandas.

Descentralização: líder entrega tarefas, divide responsabilidades.

Direção

Direção lida com pessoas! A função direção é essencialmente uma função humana e lida com gestão de pessoas. Nesta função, recruta-se os esforços das pessoas, ajustam-se as ações.

A função de direção representa colocar em prática o que foi planejado e organizado. Depois que a organização estabelece seu fim e suas estratégias (planejamento), organiza e aloca recursos (organização), ela vai lidar com as pessoas.

Envolve o uso da influência para motivar as pessoas. A direção usa as metas e os objetivos previamente traçados como um guia para atingir os resultados, por meio de ações. Dirigir é colocar em ação aquilo que foi estabelecido.

A função administrativa direção direciona as pessoas para o desenvolvimento de suas atividades. Designa as pessoas, dirige seus esforços, motiva, lidera e comunica às pessoas.

A direção estabelece metas e busca alcançá-las. A direção desdobra o objetivo final em metas.

Conceitos-chave da função direção: motivação, liderança e comunicação.

Motivação:

Motivação é dos aspectos da função de direção. Também pode ser considerada dentro da psicologia organizacional Motivação são as causas, razões e motivos para a direção, intensidade e persistência do comportamento humano em busca de resultados. Graças à motivação as ações são realizadas — existe um motivo para a ação. Os motivos podem ser intrínsecos (ex: necessidades fisiológicas) ou extrínsecos (ex: influência do meio). Motivação não é constante no tempo nem é igual para todos os indivíduos em todas as situações.

Direção é a rota. Persistência é a capacidade humana de sobreposição de seus esforços para qualquer ameaça que possa afetá-los. Ser persistente é ser fiel aos objetivos. Intensidade é o grau do esforço.

A motivação causa a reação. Há uma conexão entre estímulo, motivação e reação, com impacto nos resultados. Razões, causas e motivos são a gênese da motivação e podem ser internas ou externas. A motivação é a resposta a estas causas; portanto, a motivação não é externo ou interna — a motivação é a resposta, um processo interno, um fenômeno individual! Conseguir motivar é algo difícil para a organização, pois lida com a individualidade — cada pessoa responde de uma forma diferente às causas extrínsecas. Causas intrínsecas vêm do próprio ser humano e relacionam-se com a satisfação em atingir um resultado. Causas extrínsecas para a motivação são estabelecidas pelo meio e relacionam-se com as recompensas dadas pela organização.

Dentro das organizações, a motivação é estudada, estimulada e controlada — é intencional. Várias estratégias são empregadas para motivar os funcionários e prever comportamentos.

Liderança:

liderança = influência

Liderança é a capacidade de exercer influência e depende da relação entre os indivíduos — do líder com os liderados. A liderança é um processo que acontece via comunicação interpessoal, com exercício de influência. Liderança precisa de pessoas, influência, poder, autoridade e de contexto. Liderança é um fenômeno social que depende da relação entre as pessoas, da capacidade de influência e da situação.

Capacidade de liderança está relacionada com influência. Influência é fazer com que as pessoas façam aquilo que não fariam sem a presença da influência e do líder. Influência é aquilo que faz mudar o comportamento. Líder é a pessoa que exerce influência sobre as outras pessoas e faz com que elas mudem o comportamento.

Liderança também está relacionada ao poder — o poder é utilizado para influenciar o comportamento das pessoas. O poder (e a liderança) ocorre em uma situação específica. Importante não confundir chefia (cargo) com autoridade nem liderança com poder. A influência gera a liderança; o poder é por onde esta liderança acontece. O poder (e a liderança) pode ser formal ou informal. O poder é a capacidade de alguém fazer com que o outro faça algo, mesmo que ofereça resistência.

Tipos de poder: coercitivo, recompensa, competência, carisma, racional legal. Poderes formais estão relacionados ao cargo (coercitivo e de recompensa). Poderes informais estão relacionados às características pessoais.

Poder coercitivo: ameaça, sanção, focado nos cargos, posição no cargo tem autoridade para exercer o poder (ex: polícia).
Poder de recompensa: indução, através de recompensa, também focado nos cargos, uso do cargo e da autoridade para oferecer recompensa.
Poder de competência: poder relacionado às pessoas, associação de conhecimentos, habilidades e atitudes, há um saber teórico e prático, é um poder inerente à pessoa e não do cargo.
Poder carismático: pessoa gera afinidade, interação humana; influência se dá pelo tratamento e forma que a pessoa trata os outros.
Poder racional legal: emana da norma, lei, regra, etc.

Dilema entre chefia e liderança: o chefe possui poder derivado do cargo, seu poder é formal. Líder toma as decisões e influencia indivíduos devido aos poderes informais, independente do cargo que ocupa. Ideal é o chefe-líder.

Liderança transacional é baseada na troca, nos incentivos, sendo um conceito mais tradicional.

Liderança transformacional busca inspirar os funcionários, sendo um conceito mais moderno.

Comunicação:

Elementos da comunicação: emissor (fonte, quem fala), codificação (idioma), transmissor, mensagem, canal, decodificação (interpretação), receptor (quem ouve, decodifica a mensagem), ruído, feedback (retroação). Na comunicação, sempre haverá um emissor, um processo de codificação, a própria mensagem, um canal para transmissão da mensagem, a decodificação e um receptor. Feedback e ruídos estão presentes em todo processo de comunicação. Ruídos podem ter maior ou menor grau, com influências variadas na comunicação; ruído é tudo que dificulta o entendimento da mensagem (ex: ruído sonoro, sotaque, gírias, gestos). Toda comunicação pressupõe um processo de codificação e outro de decodificação (compreensão) — podem haver falhas nestes processos.

Processo de comunicação, nas organizações, gera grande número de problemas. Comunicação é um exercício mútuo, com transmissão de informações de uma parte para outra. Códigos devem ser compartilhados pelo emissor e receptor. É um aspecto vital para qualquer organização.

Barreiras da comunicação: ruído! Ruído é qualquer fator que atrapalha a comunicação, uma barreira (física ou não) que dificulta o processo de comunicação (não impede, mas dificulta). Barreiras devem ser evitadas.

Tipo de barreiras: filtragem (manipulação da informação — emissor); percepção seletiva (escuta seletiva — receptor — interpretação segundo crenças); emoções (altera recepção da mensagem); linguagem (diferenças de idade, escolaridade, cultura, especialidade, etc. afetam emissão e recepção da mensagem); sobrecarga (excesso de informação — mais informação que a capacidade de processamento do canal — ex: emails excessivos); barreiras físicas(interferências do ambiente — ruídos); barreiras semânticas (distorções nos símbolos, gestos, sinais, religiões — ruídos).

Barreiras pessoais — ligadas aos sentimentos; emoções influenciam interpretação da mensagem. Para minimizar este tipo de barreira, deve-se utilizar linguagem mais formal.
Barreiras físicas — bloqueio físico da mensagem (ex: porta fechada, som com baixo volume, acústica ruim).
Barreiras semânticas — relacionados a elementos de culturas diferentes. Dificuldade de compreensão de significados (ex: gestos).
Omissão — receptor não recebe total conteúdo da mensagem; problema do receptor.
Distorção e filtragem — emissor filtra ou distorce a informação; problema do emissor.
Sobrecarga — bastante comum; combina volume de informação e canal utilizado para comunicação. O canal não dá conta do volume de informação. O problema não é o canal nem o volume — o problema é que ambos são incompatíveis, canal escolhido é inadequado — o canal não comporta o volume de informação (ex: excesso de emails, áudios no whatsapp).

Barreiras no emissor (envio da mensagem): uso de linguagem e símbolos inadequados, timidez, impaciência, momento impróprio, suposição de conhecimento do receptor.

Barreiras no receptor (recepção da mensagem): desatenção, impaciência, avaliação e julgamento precipitados, preconceitos, desconfiança quanto ao emissor, autoconfiança demasiada e resistência em aceitar a mensagem.

Barreiras no emissor e no receptor (envio e recepção da mensagem): pouco tempo, pouco interesse, hostilidade, distorção da mensagem, diferenças culturais, níveis hierárquicos distantes.

Comunicação eficiente: gera menor uso de recursos.

Comunicação efetiva: toda a mensagem é completamente entregue e entendida pelo destinatário.

Canais de comunicação: quanto mais informações um canal consegue transmitir, mais rico ele é. Mais ricos: conversas diretas; menos ricos: relatórios formais. Canais mais ricos têm feedback instantâneo e consegue transmitir mais elementos (tom de voz, reações, etc.). Canais mais pobres são mais impessoais, geralmente são de mão única e têm pouco feedback, mas têm vantagens, como o registro da comunicação, possibilidade de planejamento detalhado e têm fácil disseminação.

Comunicação verbal usa a palavra para transmitir mensagens. Comunicação não verbal usa outros aspectos, que não a palavra, como tom de voz, linguagem corporal, gestos, etc. Ambas são fundamentais para a boa comunicação.

Dois tipos de comunicação dentro das organizações: informal e formal. Comunicação informal: geralmente via oral, mais rápida, mais flexível, mais simples e menos rigorosa; ligada a afinidades; motiva e integra pessoas; entretanto, pode gerar rumores e fofocas. Comunicação formal: ocorre de acordo com a hierarquia (vertical ou horizontal), obedece regras e normas; estabelece rotina e padronização nas comunicações; pode gerar burocracia excessiva. Sentidos da comunicação formal: ascendente (subordinado → superior), descendente (superior → subordinado) e horizontal (mesmo nível hierárquico; lateral). Comunicação formal segue normas oficiais, considera estruturas organizacionais (organograma), possui regras para construção, emissão e recepção.

Comunicação em círculo: indivíduos comunicam-se entre si (ex: reunião). Em cadeia: de um nível a outro. Em roda: existe um eixo central (ex: apresentação, sabatina, coletiva de imprensa). Todos os canais: combinações de mais de um tipo de canal.

Controle

A função de controle representa o acompanhamento, o monitoramento e a avaliação do desempenho. Tem o objetivo de verificar se o que foi planejado, organizado e dirigido atingiu o resultado esperado — deve comparar o idealizado com o realizado. O controle é a função administrativo de monitoramento de atividade, a fim de manter a organização no caminho certo e de permitir correções necessárias, em caso de erros, desvios e falhas. O controle avalia os processos anteriores: planejamento, organização e direção.

A função administrativa controle monitora e assegura que os objetivos definidos estão sendo alcançados. Monitora as atividades e corrige os desafios.

Processo administrativo PODC não tem início nem fim, pois é contínuo, mas é constituído de etapas e a função controle é a última etapa deste processo. Acabado o controle, retoma-se o planejamento.

Controle é o processo que, mediante comparação, a partir de padrões previamente estabelecidos, visa medir e avaliar o sucesso/fracasso das políticas com o intuito de retroalimentar o processo administrativo, visando corrigir ou reforçar o comportamento, perceber desvios positivos e negativos (correção ou reforço/aperfeiçoamento). Controle sempre pressupõe comparação — entre o que foi planejado e o que foi efetivamente realizado.

Padrões previamente estabelecidos: são os indicadores!

Indicadores podem ser qualitativos (ex: bom ou ruim); são mais subjetivos e interpretativos.

Indicadores podem ser quantitativos (ex: nota, escala), sendo mais objetivos, numéricos.

Principal objetivo da função controle: medir e avaliar desempenho!

Etapa de controle alimenta novo planejamento. Controle → Planejamento.

Quais são as funções administrativas que fazem parte do processo administrativo?

As quatro funções administrativas são planejar, organizar, dirigir e controlar. Elas compreendem um grande universo de ações que o gestor deve tomar para manter a organização no rumo certo.

Quais são as 5 funções do administrativo?

As funções administrativas são: planejar, organizar, dirigir e controlar. Segundo a teoria clássica, do engenheiro francês Jules Henri Fayol, as funções básicas da Administração seriam: prever, organizar, comandar, coordenar e controlar.

Quais são os processos ou funções do administrador explique cada uma das funções?

Quais são as 4 Funções Administrativas? São existentes 4 Funções Administrativas, chamadas de funções básicas do PODC 'Planejar, Organizar, Dirigir e Controlar'. Elas fazem parte de um grande universo de ações, as quais o gestor deverá tomar para manter a organização no rumo certo.

Qual é a função administrativa?

A função administrativa é estudada como um conceito de fronteira entre o Direito Administrativo e o Direito Constitucional. Segundo este conceito, é o dever de um Estado atender ao interesse público, satisfazendo o comando decorrente dos atos normativos.