Quais são as ferramentas de organização?

Diferentemente do que se imaginava, uma pesquisa da Nielsen Ibope mostrou que 73% do público que acessa a internet pelos dispositivos móveis no Brasil tem entre 18 e 49 anos.

Esses dados permitem compreender que o acesso móvel não representa apenas lazer, mas em muitos casos é usado profissionalmente e também para estudo.

Muitas dessas pessoas estão envolvidas em rotinas corridas, com diversas tarefas e compromissos, o que exige muita organização pessoal que pode ser ajudada pelas ferramentas on-line e softwares colaborativos em geral!

Atualmente, o conceito de organização pessoal não se refere mais ao tradicional com planilhas e bilhetes espalhados em todos os lugares possíveis. Com a tecnologia móvel ficou muito mais prático e eficiente a organização cotidiana com o suporte de ferramentas digitais que aumentam a produtividade: podem variar desde notas, calendários e lembretes, até gerenciadores de projetos que permitem organizar a rotina corporativa de forma eficiente.

Saiba mais: Modelo de Negócio Canvas: Tudo para planejar sua empresa

8 Ferramentas de organização pessoal que vão por sua vida e empres em ordem

Uma série de ferramentas pode tornar mais fácil o trabalho de organizar a agenda, marcar lembretes, organizar tarefas relacionadas a um projeto individual ou que envolva outras pessoas. O interessante é saber como cada ferramenta pode auxiliá-lo e, assim, tirar o máximo de proveito de cada recurso. Conheça algumas delas:

1- Evernote

O Evernote pode ser usado por profissionais de distintas áreas, principalmente para fazer anotações diversas durante o dia. Entre os benefícios dessa ferramenta está o armazenamento de todos os arquivos na nuvem, permitindo que o usuário acesse de qualquer dispositivo, entre eles Android, iOS, Windows Phone e desktop.

O Evernote é uma opção prática para funções nas quais é necessário anotar dados, telefones e ideias, além de permitir separar as notas por cadernos e tags, facilitando a busca por essas informações. A ferramenta permite adicionar fotos, anotações à mão, áudio, anexos e capturas de tela, sendo um recurso bem completo. Os cadernos de notas podem ser compartilhados com outras pessoas e enviados por meio das redes sociais.

2- OneNote

O OneNote também é uma ferramenta voltada para organizar a produtividade diariamente a partir de notas que se façam necessárias sobre tarefas específicas, reuniões, compromissos, organização de ideias, entre outros. O OneNote é uma ferramenta da Microsoft, oferecendo um design já conhecido pela maioria das pessoas, entretanto, seus recursos são voltados apenas para anotações.

3- Google Keep

Uma opção do Google, que permite sincronizar com outras contas, mais semelhante ao Evernote é o Google Keep, que consiste em um aplicativo voltado para a criação de anotações, nas quais podem ser adicionadas fotos, áudios e outros tipos de arquivos.

Diferentemente do Evernote que funciona por tags, o Google Keep mantém uma organização por cores, no qual cada cor faz referência a um tópico específico. Com o aplicativo também é possível criar checklists que facilitem a organização de tarefas de forma escalar, como listas. O Google Keep está disponível para Android e iOS.

Veja também: 10 dicas práticas para melhorar a produtividade no trabalho

4- Any.do

A ferramenta Any.do é mais voltada para o gerenciamento de tarefas do dia a dia utilizando dispositivos móveis. É possível se cadastrar utilizando um e-mail do Google e anotar as tarefas que devem ser realizadas diariamente. O aplicativo permite organizar as informações por pastas como “Pessoais”, “Escola” e “Trabalho” e após a tarefa feita ela pode ser marcada como concluída. Para melhorar a interação entre usuário e aplicativo, é possível instalar os widgets disponíveis, que permitem que as tarefas apareçam diretamente na interface do smartphone.

Entre os recursos mais interessantes do Any.do é que ele permite que sejam atribuídas notas às tarefas, assim, a tarefa “reunião”, por exemplo, pode ter um nota indicando quais os principais temas que serão abordados na reunião. O aplicativo também permite o compartilhamento de tarefas, dessa forma, é possível encaminhar para outras pessoas uma tarefa ou listas de tarefas que as envolva.

5- Wunderlist

Para a organização pessoal além de agendas e calendários, as listas são fundamentais. O Wunderlist é um aplicativo voltado justamente para fazer das listas recursos mais completos e funcionais. Ele possui uma interface prática de trabalhar, além de ser gratuito, e possui opções de marcadores, notificações e calendário, para complementar a organização no dia a dia. O recurso pode ser usado para fazer listas sobre livros importantes para o trabalho, materiais de escritório e também listas pessoais.

6- Trello

O Trello é uma ferramenta de gerenciamento de projetos e tarefas que, com uma interface mais simples, permite organizar e elencar tarefas, tanto para a organização pessoal quanto para atividades em equipe. A interface principal é chamada de board, nela são adicionadas listas pertencentes a diferentes categorias, como “A fazer”, “Em execução” e “Concluídos”.

As listas são compostas pelos cards que são as tarefas específicas, as quais podem ser compartilhadas com outros membros da equipe. Entre as facilidades do Trello destaca-se que ele permite atrelar histórico, prazos, anexos e checklists às tarefas, tornando o layout mais organizado.

O Trello é uma ferramenta gratuita e permite habilitar notificações tanto no smartphone quanto via e-mail. As informações da ferramenta também podem ser exportadas, facilitando o uso em outras plataformas.

Veja no blog do Trello como a Atenção Plena pode melhorar sua produtividade.

7- Asana

Para equipes, o Asana se mostra como uma das ferramentas mais vantajosas para o gerenciamento de tarefas. Ele permite a participação de até 15 membros de forma gratuita, além de acompanhar o desenvolvimento de tarefas de todos os participantes. Os projetos são divididos entre hoje, próximos e sem data definida, nos quais são elencadas tarefas e os responsáveis por cada tarefa, que pode ser detalhada para informar sobre o que deve ser feito.

O Asana é acessível de desktop e também possui aplicativos para iOS e Android. Entre as vantagens da ferramenta está que ela pode ser integrada com o Dropbox, facilitando o acesso às informações e também permite logar com a conta do Google ou Facebook.

8- Computação na nuvem

O cloud computing, ou computação na nuvem, não é por si só uma ferramenta, mas tem algumas opções interessantes que ajudam na organização pessoal. Entre as opções podem ser avaliados os benefícios do Dropbox, OneDrive, Google Drive e outros. O recurso auxilia principalmente quem deseja ter um acesso fácil a diversos arquivos diretamente do dispositivo móvel, possibilitando criar, alterar e compartilhar documentos com agilidade e eficiência.

Os serviços na nuvem também são indicados para trabalhos em equipe, para que vários profissionais tenham acesso a um mesmo arquivo, sendo que, no caso do Google Drive, por exemplo, todas as edições e os respectivos responsáveis ficam salvos, permitindo um maior controle por parte do gerente.

Veja mais: 10 vantagens do gerenciamento de TI com softwares colaborativos

Otimizando a organização pessoal

Todas as ferramentas apresentadas podem contribuir em um ou vários aspectos para tornar o dia a dia mais organizado, evitando perdas de tempo desnecessárias, confusões com prazos de entrega e aquele tradicional “branco”. Entretanto, para que as ferramentas possam efetivamente auxiliar na organização pessoal, é fundamental que o usuário as mantenha atualizadas com as novas tarefas e finalizando as tarefas antigas.

Como você viu, organização pessoal tem tudo a ver com produtividade. E você está sendo realmente produtivo?

Quais ferramentas de organização?

O que são ferramentas organizacionais?

Qual a melhor ferramenta de organização?

Quais são as 4 ferramentas de gestão?