Processo de admissão de funcionários em Portugal

Negócios

Conheça os passos a dar para a admissão de um trabalhador e as obrigações que a sua empresa deve cumprir quando contrata. 27-04-2022

Tempo estimado de leitura: 10 minutos

Se está a pensar contratar, é importante saber o que fazer no processo de admissão de um trabalhador. As questões legais, sociais e fiscais relacionadas com a entrada de um novo funcionário na sua empresa não devem ser descuradas, até porque há prazos a cumprir.

Por outro lado, é importante conhecer os apoios à contratação, que podem minimizar o impacto financeiro associado ao aumento do número de colaboradores.

Leia também:

• Liderança à distância: principais desafios e algumas boas práticas
• Os 10 termos sobre empreendedorismo que precisa conhecer

Recrutamento sem discriminação

Os cuidados a ter nas questões relacionadas com contratações devem começar logo no processo de recrutamento.

A não discriminação no âmbito do Direito do Trabalho estabelece que os candidatos não podem ser discriminados em função da ascendência, idade, sexo, orientação sexual, estado civil, situação familiar, situação económica, instrução, origem ou condição social, património genético, capacidade de trabalho reduzida, deficiência, doença crónica, nacionalidade, origem étnica ou raça, território de origem, língua, religião, convicções políticas ou ideológicas e filiação sindical.

Esta é uma questão que deve ter em conta não só ao anunciar a oferta de emprego, mas também durante o processo de seleção.

Existem, obviamente, situações em que determinadas características excluem à partida um candidato (por exemplo, deficiências visuais não são compatíveis com o exercício da atividade de piloto), mas são exceções e não a regra. 

O artigo 32.º do Código do Trabalho determina também que as empresas são obrigadas a manter, durante cinco anos, o registo dos processos de recrutamento.

Leia também:

• Saiba como acolher um novo colaborador na empresa
• Como posicionar a sua PME nas redes sociais

Exame médico

Concluído o processo de recrutamento, há que tratar da marcação de exame médico de admissão. O regime jurídico da promoção da segurança e saúde no trabalho estabelece a obrigatoriedade de realização deste exame “antes do início da prestação de trabalho ou, se a urgência da admissão o justificar, nos 15 dias seguintes”.

Estes exames são feitos no âmbito da Medicina do Trabalho, por um médico especializado. Feita a avaliação, é emitida uma ficha de aptidão que é enviada para o responsável de recursos humanos da empresa. Esta ficha não contém observações clínicas, já que essas informações estão protegidas por sigilo médico e não são partilhadas com o empregador. 

Leia também: Tive um acidente de trabalho: o que fazer para acionar o seguro?

Enquanto o trabalhador estiver ao seu serviço, terá de, no âmbito da Segurança e Saúde no Trabalho, realizar exames médicos periódicos. Os menores e trabalhadores com idade superior a 50 anos devem fazer estes exames anualmente e os restantes trabalhadores de dois em dois anos.

Excetuando as consultas e exames no âmbito da Segurança e Saúde no Trabalho, o empregador não pode exigir a um candidato que apresente testes ou exames médicos para comprovar condições físicas ou psíquicas. Só o poderá fazer quando estes exames se destinem à proteção e segurança do trabalhador ou de terceiros ou quando as exigências inerentes à atividade o justifiquem.

Tome Nota:

As empresas são obrigadas a cumprir regras de higiene, saúde e segurança de trabalhadores e instalações, de forma a prevenir doenças profissionais ou acidentes de trabalho. Pode saber mais neste Guia para micro, pequenas e médias empresas.

É obrigatório fazer seguro de acidentes de trabalho?

O seguro de acidentes de trabalho é obrigatório, mesmo em teletrabalho. O objetivo é a prestação de cuidados médicos e pagamento de indemnizações por incapacidade temporária e permanente dos seus funcionários. Enquanto empregador, se não fizer este seguro estará a praticar uma contraordenação muito grave.

Leia também:

• IRS e enquadramento fiscal dos seguros: as deduções com que pode contar
• Sabia que a banca vai avaliar o risco ambiental do crédito a conceder?

Contrato de trabalho

Para admitir um trabalhador é necessário que exista um contrato de trabalho.

Nos casos em que existem convenções coletivas de trabalho os contratos têm de respeitar as normas que existem nestes acordos.

Leia também:

• Direitos e deveres no trabalho: saiba como proteger o seu emprego
• Comecei a trabalhar…e agora?

O essencial sobre o contrato de trabalho

O contrato pode ser escrito ou verbal. Estabelece a relação entre a entidade empregadora e o trabalhador e inclui as condições para a prestação do serviço e direitos e deveres das partes envolvidas. Existem vários tipos de contrato:

• contrato de trabalho a termo certo;
• contrato de trabalho a termo incerto;
• contrato de trabalho sem termo;
• contrato de trabalho de curta duração;
• contrato de trabalho a tempo parcial;
• trabalho temporário;
• prestação de serviços.

Nesta página do Governo encontra as informações mais importantes sobre contratos. A legislação sobre direitos e deveres de empregadores e trabalhadores encontra-se no Código do Trabalho.

Deve ainda ter em conta que, apesar da existência de um período experimental, os direitos e deveres do trabalhador vigoram assim que o contrato tem início.

Tome Nota:

Se o contrato não puder ser celebrado imediatamente, é possível fazer um contrato-promessa de trabalho, em que as partes assumem esse compromisso.

Leia também:

• Saiba quais os direitos do trabalhador para cuidar dos seus familiares
• Como tornar o seu negócio sustentável a nível social e ambiental

O QUE A CAIXA PODE FAZER POR SI?

Se o seu negócio atua no setor do Turismo, conheça alguns dos critérios para aceder aos apoios necessário para investir, crescer e proteger a sua atividade. O Banco Português de Fomento viabiliza algumas soluções que deve conhecer junto do seu Banco.

Saiba Mais Aqui.

Registo de pessoal e informação

Ao admitir um colaborador deve inseri-lo no registo de pessoal. Este registo deve indicar, para cada trabalhador, o nome, datas de nascimento e admissão, modalidade de contrato, categoria, promoções, retribuições, datas de início e termo das férias e faltas que impliquem perda da retribuição ou diminuição de dias de férias.

Tome Nota:

Nas empresas com mais de sete trabalhadores, o empregador é obrigado a adotar códigos de conduta para prevenir e combater o assédio no trabalho.

No prazo de 60 dias após a admissão, o empregador deve ainda informar o trabalhador sobre aspetos relacionados com a empresa (identificação, existência de sociedade, morada da sede, entre outros) e com a situação do colaborador, nomeadamente questões relacionadas com férias, retribuição, horário de trabalho ou número da apólice de seguro de acidentes de trabalho

Esta informação pode constar de um ou vários documentos, incluindo o contrato de trabalho.

Leia também:

• Tem férias não gozadas? Saiba quais os seus direitos
• O que são convenções coletivas de trabalho?

Obrigações perante a Segurança Social

Sempre que faz a admissão de um trabalhador, deve comunica-lo aos serviços da Segurança Social nas 24 horas anteriores à entrada em vigor do contrato de trabalho.

A comunicação é feita online, preenchendo este formulário que é entregue através da Segurança Social Direta, no menu Emprego e depois na opção Vínculos de Trabalhadores. O trabalhador deve receber uma cópia dessa declaração de admissão.  

Desde 1 de abril de 2022 que a Segurança Social passou a pedir mais dados sobre os trabalhadores admitidos, nomeadamente no que diz respeito à profissão, remuneração base, modalidade do contrato de trabalho e se o trabalhador está em trabalho presencial ou em teletrabalho.

No caso dos trabalhadores admitidos até essa data, a informação terá de ser atualizada até ao final do ano. Para fazer esta atualização deve aceder à Segurança Social Direta, escolher a opção Consultar Trabalhadores e inserir os novos dados.

Tome Nota:

A comunicação da admissão de um trabalhador estrangeiro é feita através da ACT, seguindo os passos indicados nesta página.

Leia também:

• Saiba como regularizar as dívidas à Segurança Social ou à Autoridade Tributária e Aduaneira
• Pagamento de diuturnidades: quem tem direito e como processar

Ao admitir um trabalhador fica ainda responsável pelo pagamento das contribuições à Segurança Social e pela entrega das suas quotizações.

O pagamento das contribuições pode ser garantido em instituições bancárias, tesourarias da Segurança Social ou pelo correio. A parte correspondente à empresa é a Taxa Social Única, que equivale geralmente a 23,75%, mas que pode ter outros valores, como pode verificar nesta tabela. A quotização do trabalhador (que corresponde normalmente a 11% do salário bruto) deve ser descontada no salário e entregue pelo empregador à Segurança Social.

Entre as obrigações da entidade empregadora, está igualmente a entrega das declarações de remunerações através da plataforma Declaração Mensal de Remunerações (DMR). Este portal permite que possa, simultaneamente, fazer a entrega da Declaração de Remunerações à Segurança Social e da Declaração Mensal de Remunerações à Autoridade Tributária e Aduaneira. Deve cumprir esta obrigação até ao dia 10 de cada mês. Já o pagamento é feito entre os dias 10 e 20. 

Neste guia da Segurança Social encontra toda a informação de que necessita para preencher e entregar a declaração.

O QUE A CAIXA PODE FAZER POR SI?

Cumprir com as obrigações fiscais e sociais do seu negócio pode tornar-se mais fácil e prático se as garantir através dos canais digitais do seu Banco. Existem múltiplas alternativas que o podem ajudar.

Saiba Mais Aqui

Leia também: Eficiência fiscal nas empresas: como começar

Obrigações fiscais

Cada trabalhador deve fazer mensalmente a retenção na fonte de IRS, de acordo com as tabelas em vigor e que são atualizadas anualmente. Cabe à entidade empregadora reter essas verbas, entregando-as à AT até ao dia 20 de cada mês.

Tome Nota:

No site da Ordem dos Contabilistas Certificados encontra um calendário com as principais datas de entrega das declarações e pagamentos à Segurança Social e AT.

Leia também:

• Vai abrir um negócio? Estes são os impostos que terá de suportar
• Sabe o que é o crédito fiscal? Como o pode aplicar ao seu negócio?

Apoios à contratação

Se está a pensar em admitir trabalhadores, também é importante conhecer os incentivos de que pode beneficiar. O Instituto de Emprego e Formação Profissional (IEFP) tem disponíveis várias medidas de apoio à contratação destinadas a incentivar a admissão de desempregados, jovens à procura do primeiro emprego ou de outras pessoas em situação de maior vulnerabilidade social e económica. Eis alguns exemplos:

• Ativar.pt: Apoio financeiro aos empregadores que celebrem contratos de trabalho por um prazo mínimo de 12 meses com desempregados inscritos no IEFP e que lhes proporcionem formação profissional;
• Compromisso Emprego Sustentável: apoio financeiro à contratação sem termo de desempregados inscritos no IEFP e apoio ao pagamento de contribuições para a Segurança Social;
• Promoção de Igualdade de Género: Apoio financeiro para quem celebre contratos de trabalho com desempregados inscritos nos serviços de emprego, do sexo sub-representado em determinada profissão.

Além destes apoios financeiros, no site da Segurança Social encontra outras medidas de apoio ao emprego que se traduzem na isenção de contribuições para a Segurança Social ou na redução das contribuições se contratar jovens à procura do primeiro emprego, desempregados de muito longa duração e reclusos em regime aberto.

Leia também:

• Como criar uma empresa individual?
• Como ter isenção na TSU?
• Como declarar os investimentos no IRS? Conheça as regras
• PEPP: Já conhece o novo PPR Europeu?
• Empréstimos entre particulares: regras e cuidados a ter em conta
• Ser fiador: o que implica e quais os cuidados a ter
• O que muda ao dizer adeus às letras pequeninas dos contratos?
• O que são as emissões de carbono e como ajudar a reduzir?