Modelo de ata de reuniao

Não há nada mais importante do que registrar o que foi discutido e decidido numa reunião, não é mesmo? Isso evita discussões futuras, guarda o histórico, permite a rastreabilidade da informação e orienta o que deve ser feito em seguida. Porém, qual é a melhor forma de fazer uma ata de reunião de diretoria para documentar todas as informações? É sobre isso que falaremos a seguir!

Para falar bem a verdade, como fazer uma ata de reunião é uma dúvida frequente, mas criá-la não precisa ser uma tarefa complexa. O grande segredo está em você sempre se preparar de forma adequada.

Uma ata de reunião pode variar de acordo com o segmento da empresa e o tipo de reunião. Alguns dos modelos mais comuns e que costumam gerar dúvidas são: ata de posse de diretoria, ata de eleição da nova diretoria, ata de substituição de membro da diretoria, além de outros tipos de deliberações que compõem o Planejamento Anual do Conselho. Por isso, mostraremos quais os passos para fazer sua ata em qualquer tipo de reunião.

O que é uma ata de reunião?

De modo geral, para quem ainda não sabe, a ata de reunião serve como um registro formal das decisões tomadas ou outras ações realizadas em reunião pelo Conselho de Administração, Comitês do Conselho e Diretoria Executiva. É uma anotação de tudo o que foi discutido, deliberado ou informado na reunião. A ata pode e deve ser usada como documento institucional de informação.

O que NÃO deve conter em uma ata de reunião?

Uma boa ata de reunião é totalmente impessoal. Ela precisa transmitir a essência principal da reunião e não deve expor os envolvidos ou relatar opiniões desnecessárias. Uma ata sempre será um documento de natureza institucional.

Abaixo, conheça 3 pontos que devem ser evitados para garantir a impessoalidade desse tipo de registro:

1. Não inclua detalhes desnecessários das discussões que precedem um voto.

Inclua, quando necessário, apenas a justificativa formal do voto contrário do membro do conselho de administração, comitê, conselho fiscal ou diretoria.

Lembre-se: a ata de reunião deve ser um registro institucional e impessoal da reunião, concentrando-se nas decisões e não nas discussões de natureza pessoal ou ideológica.

Pode acontecer de algum membro da reunião exigir que sua discordância seja registrada. Neste caso, procure colocar a justificativa nos termos adequados que mostrem tecnicamente os motivos do voto contrário. Se houve uma discussão mais acalorada, nunca relate em ata os fatos ocorridos, de maneira a não comprometer os envolvidos.

2. Evite incluir resumos de documentos ou apresentações nas atas de reunião.

Pode ser que seja solicitada a inclusão dos materiais que foram utilizados ou apresentados na reunião. Se este for o caso, evite detalhar o conteúdo ou os motivos da importância deles na ata da reunião. Somente faça o registro de quais foram os materiais e pronto.

3. Não inclua como os indivíduos votaram.

É muito comum em reuniões de Diretoria e do Conselho, por exemplo, ocorrerem votações. A menos que isso seja uma solicitação formal do Conselho, não exponha os votos dos integrantes, ou seja, apenas enumere-os. Dessa forma, você registra o resultado da votação sem expor os integrantes.

Dito tudo isso, vejamos...

Como fazer uma ata de reunião excelente em 4 passos

Como iniciar uma ata de reunião de diretoria ou Conselho? Bom... Conforme mencionado anteriormente, existem diversos tipos de reunião e cada uma delas com suas exigências e características. Pode-se afirmar que existem essencialmente 4 etapas para o desenvolvimento de uma boa ata:

Saiba mais de cada um dos pontos a seguir:

1. Prepare-se com antecedência

Via de regra, tudo no mundo dos negócios exige planejamento prévio e com as atas não é diferente. Antes de começar a preparar a pauta da reunião, discutir o formato da ata que deve ser utilizado é sempre uma boa pedida.

Esclarecer as expectativas das atas da reunião com o Presidente do Conselho de Administração, do Comitê ou com o Diretor-Presidente fará com que você se sinta muito mais confiante e preparado(a) para a tarefa.

E lembre-se de preparar com antecedência todos os materiais e documentos que serão examinados. Alguns deles podem demorar dias para chegar até você.

2. Esboço da ata

O esboço é a forma mais rápida para que você capte as informações importantes da reunião no exato momento em que são passadas e depois formalize isso no documento oficial.

Existem alguns pontos chave que devem constar já no esboço e que facilitarão a criação do documento final. Geralmente são os seguintes:

Existem portais de governança que já disponibilizam um esboço de ata automaticamente preparado. Verifique se a sua organização já possui um portal.

DICA: Caso você ache necessário, e tenha permissão para isso, grave a reunião. Claro que você não vai utilizar a gravação para registrar palavra por palavra na ata de reunião. Porém, em reuniões com vários participantes é comum a discussão de muitos pontos com detalhes importantes. Gravar pode ser uma ótima saída para não perder nada relevante no registro. Mas, obviamente, não deixe de avisar os participantes que você gravará a reunião.

3. Sintetização e notas adicionais

Assim que terminar a reunião, é hora de reunir suas anotações e redigir a ata. Aqui estão algumas dicas que podem ajudar:

4. Compartilhamento e arquivamento das atas de reunião

Ao terminar de redigir a ata, você será responsável por torná-la um documento oficial. É bem provável que também seja sua responsabilidade compartilhar a ata com todos os conselheiros e demais envolvidos na reunião.

Recomenda-se que você encaminhe a ata para a aprovação do Presidente do Conselho antes de disponibilizá-la aos membros da reunião.

Ops! Você ainda compartilha os documentos da sua empresa de forma impressa ou por e-mail?

Para o compartilhamento e armazenamento das atas, por exemplo, existem alguns caminhos. Via de regra, se a sua empresa for uma sociedade anônima (S.A), as atas são publicadas e disponibilizadas ao público em geral. Porém, há documentos citados na ata que são confidenciais e sensíveis e que não podem ser vazados e nem disponibilizados publicamente.

Esses documentos podem ser extraviados quando enviados por e-mail e pararem em mãos erradas. Normalmente, você segue o protocolo estabelecido por sua empresa (e-mail, compartilhamento e arquivamento em nuvem etc.). Mas ter tudo armazenado digitalmente em uma única ferramenta é muito mais seguro.

Além disso, encontrar documentos em uma plataforma digital, como um portal de governança, é uma tarefa das mais fáceis de se fazer. Ambiente criptografado, documentos com marca d´água, facilidade de compartilhamento, assinatura digital e eletrônica e a geração de atas de forma rápida e prática facilitam muito o processo de criação desse tipo de documento e o torna muito mais seguro e rastreável.

As suas tarefas serão automatizadas e o seu ganho de tempo será extraordinário. O portal da Atlas Governance é o maior portal de Governança da América Latina. São mais de 400 organizações e cerca de 15.000 Conselheiros que se beneficiam diariamente com o uso do portal. 

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Como fazer uma ata de uma reunião?

Como fazer uma ata de reunião simples Word?

Como se escreve em uma ata?

O que e uma ata exemplo?