Como podemos utilizar a tecnologia da informação a favor da administração e seus processos?

Conseguir manter uma empresa rentável e em constante expansão não é algo fácil de se conseguir, principalmente diante de um mercado tão competitivo. Nessa jornada, a tecnologia pode se tornar um excelente recurso — para a organização do ambiente de trabalho e para a execução de tarefas rotineiras pelos colaboradores e também na própria gestão.

Telefonia móvel, virtualização de dados, computação em nuvem e Big Data são algumas das ferramentas de TI capazes de favorecer esse processo. Mas é preciso lembrar que sozinhas elas são incapazes de fazer milagres. Cabe a empresa e, principalmente, aos gestores buscar inovação e fazer o melhor uso delas.

Para ajudar, reunimos algumas dicas para inserir a tecnologia no dia a dia da sua empresa, apresentando, pelo menos, uma opção para cada necessidade e vamos elucidar os benefícios que ela trará!

Melhor administração do tempo e das atividades cotidianas

Um dos principais benefícios da tecnologia para a organização do ambiente de trabalho está na possibilidade de controlar melhor o tempo gasto em atividades cotidianas e otimizar a própria execução dessas atividades.

Diversas ferramentas, aplicativos e serviços virtuais estão disponíveis para aumentar a performance dos profissionais nas empresas: no gerenciamento das tarefas diárias, na criação de apresentações, na diminuição de horas gastas em determinadas demandas e até com atividades que não estão ligadas diretamente à profissão, mas aumentam a motivação pessoal.

Aplicativos e plataformas de organização pessoal

Já existem aplicativos e plataformas online — disponíveis para Android, iOS, Windows, MacOS e navegadores — que permitem registrar informações importantes, lembretes e outros dados que não podem ser esquecidos. Alguns deles vão além e ainda permitem anexar fotos, vídeos, textos, imagens e links.

São uma excelente opção para ajudar a organizar a rotina, ao mesmo tempo em que se dispensa o uso de uma agenda física. Com a possibilidade de sincronizar as informações na nuvem, algumas ferramentas proporcionam mobilidade, possibilitando o acesso de qualquer lugar, a qualquer momento, mesmo usando dispositivos variados.

Aqui, pode-se usá-lo para acompanhar tarefas pessoais e mais simples (como elaborar uma lista de compras) e também para otimizar aspectos profissionais, como a anotação de ideias que precisam ser abordadas em uma reunião e a criação de lembretes para os compromissos do dia a dia.

Os principais exemplos desses aplicativos são o Evernote, Google Keep, One Note e Organizze.

Facilidade para controlar o fluxo de informações

Para exercer uma boa gestão, é preciso ter controle sobre todos os aspectos do seu negócio e, principalmente, sobre as informações que podem ajudar na tomada de decisões.

Todo profissional, e especialmente os líderes, vivem repletos de demandas, o que torna mais difícil a filtragem e uso daquilo que realmente é importante para atingir todo o potencial da empresa.

A tecnologia é essencial para controlar o fluxo de informações e ajudar a eleger, armazenar e analisar aquilo que será relevante. Com ela, ainda é possível lidar com os informes fora do controle interno da empresa, mas essenciais para o seu desenvolvimento, como o trabalho dos fornecedores, resposta dos clientes e atuação da concorrência.

Cloud computing e o armazenamento de informações

A computação na nuvem — cloud computing — chegou com tudo e a maior vantagem é que possibilita o acesso remoto a aplicativos, sistemas e programas por meio da internet e armazena os dados com segurança.

Existem aplicações que proporcionam um limite grátis de armazenamento, permitem compartilhar arquivos com simplicidade e agilidade, além da possibilidade de visualizar e editar arquivos do Microsoft Office, por exemplo. As principais ferramentas voltadas para essas necessidades são o Google Drive, Dropbox e OneDrive.

Oportunidade de analisar dados e reduzir erros operacionais

Por meio da digitalização de processos e informações, trabalho de social business e uso de Big Data fica mais fácil para as empresas entenderem o andamento das suas estratégias de venda, conhecer o comportamento do cliente e analisar dados de forma mais confiável.

As oportunidades são variadas: no setor de comunicação é possível monitorar a imagem da empresa e criar oportunidades de interação, criação de campanhas assim como de mensurar resultados. No departamento de compras é possível pesquisar a reputação dos fornecedores, e assim por diante.

Essa precisão é essencial para que os colaboradores tomem decisões mais estratégicas, em um tempo reduzido, gerenciem possíveis crises, e o mais importante: reduzam as falhas. Escolhas bem-feitas ajudam a empresa a evitar prejuízos, fidelizar clientes e otimizar os lucros.

Ferramentas de Big Data Analytics

São softwares capazes de tratar um volume massivo de dados, estruturados ou não, e transformá-los em informações e conhecimento útil para as empresas. Isso ajuda a identificar oportunidades que vão além da capacidade humana e aproveitá-las para obter vantagem competitiva.

Com isso, a tomada de decisão se torna mais acertada e a possibilidade de haver erros reduz consideravelmente — desde os níveis mais operacionais até os mais estratégicos.

Possibilidade de trabalho remoto

A tecnologia é uma excelente aliada para os negócios, graças à segurança e mobilidade que traz para a execução de tarefas. Com a computação em nuvem e telefonia móvel os colaboradores não precisam mais ficar presos a um ambiente de trabalho ou correr o risco de perderem todas as informações contidas em um computador.

Com o modelo tradicional, se um colaborador precisa faltar ao trabalho, por exemplo, as suas atividades ficam estagnadas. Com a ajuda de ferramentas tecnológicas, é possível acessar os arquivos e continuar a realizar as suas atividades de casa, contatar clientes ou somente organizar o que precisa ser feito no dia seguinte.

Essas ferramentas que proporcionam mobilidade são essenciais para organizações que têm colaboradores trabalhando em ambiente externo e são ideais para evitar que os custos para manter a comunicação sejam elevados.

Conferência digital

Investir em tecnologia que permite realizar conferências é um meio de manter a comunicação fluida, ao mesmo tempo em que se economiza com o deslocamento dos colaboradores como reuniões entre unidades. Também é uma excelente ferramenta para equipes que trabalham externamente.

Ramal móvel

Consiste em uma tecnologia que permite transformar os celulares corporativos em ramais. Com isso, os colaboradores podem atender às ligações feitas para o ramal como se estivessem na mesa do escritório, mesmo que estejam realizando um trabalho remoto.

Também é possível realizar e transferir ligações entre os ramais e esse recurso, além de contribuir para facilitar a comunicação, ajuda a aumentar a produtividade e reduzir os custos com telefonia.

Melhorias no atendimento ao cliente

A tecnologia facilita que as informações sobre um cliente, produto adquirido por ele e tempo de compra, sejam organizadas e compartilhadas por todos os colaboradores da empresa — do setor financeiro ao de vendas.

Isso permite que durante uma ligação, por exemplo, todas as informações sobre o produto, empresa e serviços estejam sempre à mão, sem deixar o cliente na espera ou redirecioná-lo para outros setores.

O mesmo procedimento vale na criação de estratégias. Com dados bem-documentados e compartilhados, a equipe de um setor não precisa “correr atrás” de informações relevantes para o seu trabalho ou pedir ajuda aos líderes. Tudo fica integrado, o que torna o trabalho mais fluido e simples para todas as partes.

Ferramenta de CRM

O Customer Relationship Management (CRM) — ou Gestão de Relacionamento com o Cliente, em português — é uma ferramenta que permite gerenciar e analisar informações sobre os clientes, integrando dados importantes que ajudam a preparar as equipes para aprimorar o relacionamento com os consumidores.

Pode ser usado em empresas de vários portes e ajuda a compreender melhor como funcionam as interações com os clientes, elaborando previsões, antecipando às necessidades, otimizando o fluxo de vendas, criando campanhas mais acertadas, entre outras questões.

Apesar de consolidar informações como nome, endereço, número de telefone, interações com a empresa, entre outras, vale destacar que o CRM não é apenas uma lista de contatos de clientes, mas sim uma ferramenta poderosa que pode converter dados isolados em conhecimento para otimizar os processos comerciais.

Portanto, podemos dizer que a ferramenta, apesar de ser mais voltada para a área comercial, também traz bons resultados para as equipes de marketing e para os gestores, que podem tomar decisões estratégias mais eficazes — com base em informações sólidas e relevantes para o negócio.

Aumento da produtividade

Quando se fala dos benefícios da tecnologia na organização do ambiente de trabalho, não há como deixar o aumento da produtividade de fora.

Softwares de gestão, ferramentas de telefonia, plataformas de armazenamento em nuvem e aplicativos para se comunicar internamente ajudam os colaboradores a reduzirem o tempo gasto com tarefas simples, passando, assim, a se concentrar mais na criação de estratégias para melhorar a sua atuação.

No que se refere à gestão, a tecnologia pode ainda ajudar a redesenhar fluxos, distribuir melhor as atividades de colaboradores e automatizar as atividades do dia a dia.

ERP

O Enterprise Resource Planning (ERP) é um sistema de gestão integrada, que, como o nome sugere, permite integrar setores — e até mesmo unidades — de uma empresa, automatizando tarefas e otimizando o fluxo de informações entre os departamentos.

Por meio dele, um pedido de venda, por exemplo, ao ser implementado, gera automaticamente informações para que os setores de estoques, expedição e faturamento realizem as atividades pertinentes a cada área. Dessa forma, deixa de ser necessária a troca de informações manuais, que atrasam os processos e ainda têm grande risco de erros e extravios.

Isso, de maneira geral, contribui para que o aumento da produtividade das equipes, sem perder em qualidade, visto que o sistema também ajuda a diminuir o índice de erros e necessidade de retrabalho, tornando os processos mais eficientes.

Redução de custos internos

A redução de custos internos também pode ajudar a aumentar a organização do ambiente de trabalho. Economizar em determinadas áreas permite o redirecionamento da verba para instrumentos que melhorem a motivação dos colaboradores e estratégias que impulsionem o crescimento da empresa.

As ferramentas tecnológicas ajudam a reduzir custos por meio da automatização de processos do dia a dia — o que evita gastos com mão de obra terceirizada e horas extras, por exemplo —, assim como na organização das informações essenciais para traçar métricas mais objetivas e reduzir gargalos, por exemplo.

Sistemas de gestão

De modo geral, podemos dizer que o investimento em tecnologia contribui, indiretamente para a redução dos custos organizacionais. Portanto, independentemente de se investir em um ERP, ferramentas de comunicação, CRM, WMS (para gestão de estoques) ou TMS (para gestão de transportes) é possível chegar à diminuição dos dispêndios.

Isso vem por meio de diversos fatores, entre os principais:

• redução do índice de erros e necessidade de retrabalho;
• diminuição dos desperdícios;
• aumento da produtividade.

Delegação de tarefas

Para os líderes, a tecnologia é fundamental na delegação de tarefas. Quando os colaboradores sabem exatamente o que devem fazer, e em que prazo, a organização da rotina de trabalho fica muito mais fácil.

Ferramentas para compartilhamento e gestão de atividades

Com a ajuda de ferramentas e softwares, as equipes podem compartilhar os planejamentos semanais e saber exatamente quem está fazendo o quê. Isso evita o retrabalho e dá uma visão melhor aos gestores sobre a responsabilidade de cada um em determinados projetos.

Já existem ferramentas (algumas delas gratuitas) que, além de ajudar a melhorar a organização da rotina pessoal, também permitem gerenciar projetos e outros trabalhos em equipe. Por meio delas, é possível criar projetos, adicionar membros, criar listas, acompanhar prazos, entre outras funcionalidades.

Os principais exemplos dessas soluções são o Trello, Todoist e Asana.

Como podemos ver, a tecnologia já se desenvolveu ao ponto de oferecer diversas soluções para as mais variadas necessidades, incluindo a de melhorar a organização no ambiente de trabalho — aumentando a produtividade, facilitando a gestão das tarefas e das equipes, controlando prazos, delegando atividades, melhorando a comunicação, entre outros aspectos.

Agora você sabe como utilizar a tecnologia para favorecer a rotina de trabalho na sua empresa? Então, não deixe de compartilhar este conteúdo em suas redes sociais e deixe que mais pessoas conheçam os benefícios que algumas soluções podem trazer!

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