O ERP é um sistema integrado de gestão que centraliza atividades de uma empresa e que organiza a rotina, mantendo o trabalho da equipe otimizado, as informações mais confiáveis e melhorando a qualidade em cada processo.
Duas das funções do ERP são integrar e automatizar atividades, eliminando a utilização de múltiplos sistemas e tornando o dia a dia mais fluido. O controle das vendas, despesas e estoques, quando realizados por meio de um sistema ERP na gestão do e-commerce, permite que as etapas sejam concluídas em um ritmo mais ágil. Isso impacta positivamente a satisfação do cliente e os resultados da empresa.
Ao cuidar de uma empresa, o gestor sabe o quanto é importante contar com as ferramentas certas para ter bons resultados. O objetivo deste post é explicar o que é um ERP, quais empresas podem utilizar o sistema, quais as vantagens, como o ERP otimiza a gestão do e-commerce e ainda vamos oferecer dicas para escolher um ERP. Boa leitura.
O que é sistema ERP e para que serve?
O Sistema ERP (Enterprise Resource Planning), ou sistema de gestão integrado, é uma ferramenta de gerenciamento utilizada para melhorar os processos internos e facilitar a comunicação entre setores como vendas, compras e logística. É utilizado para auxiliar na gestão e em controles gerais, descomplicando e organizando processos. Ele simplifica, controla e otimiza rotinas.
Entre suas principais funções está a centralização das informações de diferentes setores das empresas. Com isso, é possível ter acesso a dados mais precisos para realizar diagnósticos da empresa a fim de tomar melhores decisões sempre que necessário.
Quando tratamos de e-commerce, a centralização é ainda mais importante, pois envolve rotinas como:
- cadastro de produtos e criação de anúncios em diversos canais de venda;
- recepção dos pedidos de clientes em apenas um lugar;
- emissão de notas fiscais em massa;
- importação de XML de notas de compra;
- envio de pedidos aos clientes;
- controles financeiros;
- atualização automática de estoques;
- entre diversas funções.
Esse conjunto de funcionalidades deve ser analisado antes da empresa contratar um sistema ERP. Se a intenção é entregar melhores resultados, o sistema deve ser o responsável por automatizar os processos e torná-los ainda mais eficientes. Ainda neste conteúdo, teremos dicas de como escolher um ERP.
Qual é a importância do sistema ERP nas empresas?
A principal razão que leva pequenos e médios empreendedores a adquirirem um sistema ERP é a melhora na organização. Manter uma rotina nos processos é fundamental para que tudo saia conforme o planejado e sem surpresas. Trata-se também de uma forma de otimizar o tempo, visto que tudo estará disponível de forma centralizada e acessível.
Outro ponto importante é que não será necessário utilizar um grande espaço na empresa para guardar arquivos. Esses podem ser incluídos diretamente no sistema, a fim de alimentar e facilitar a hora de gerar relatórios.
Utilizar um ERP também diminui o tempo gasto nos processos. Muitas funcionalidades são automáticas e as que não são tornam-se possíveis com poucos cliques, sem sair do sistema. Com a automatização de tarefas que eram totalmente manuais, sobra mais tempo para que a equipe se concentre em outras atividades.
A organização vinda do uso de um sistema ERP gera a diminuição de erros. Todas as informações passam a ser centralizadas e a chance de algo não estar correto é pequena, o que facilita o trabalho do gestor na hora de encontrar inconsistências e corrigi-las rapidamente.
A tomada de decisões também se torna mais fácil quando se tem dados concisos. Todas as informações estarão em um só lugar, o que facilita a geração de relatórios e a capacidade de decidir quais produtos devem ou não ser comprados, quais os melhores fornecedores, quantos clientes estão inadimplentes, quanto sua empresa está pagando de impostos, entre muitos outros dados importantes.
Outro fator que está levando micro e pequenas empresas a contratarem um ERP é o seu baixo custo. Existem diversas empresas de ERP e algumas oferecem planos que cabem no bolso dos mais diversos tamanhos de organizações. Outra vantagem é que, além desse baixo custo, podem não cobrar taxa de implementação/contrato, bastando criar uma conta e utilizar.
Que empresas podem utilizar um sistema ERP?
O uso de um ERP é recomendado para empresas de qualquer porte, desde a pequena até a grande. Isso porque ele é um dos responsáveis por ajudar as empresas a crescer, devido a organização e aumento da produtividade.
Se você tem uma loja física ou anuncia produtos em diferentes canais, vai precisar controlar os estoques, emitir as notas fiscais, verificar a saúde financeira do negócio, entre outras informações.
Controlando tudo via planilha, algumas informações podem ser perdidas, o que compromete o crescimento da empresa. Mesmo com 1 pedido ou venda diária, sem ter controle podem haver problemas, o que compromete o andamento do negócio.
Utilizar um ERP desde o início da empresa é uma ótima opção, pois assim, as informações sempre estarão reunidas, atualizadas e disponíveis quando precisar tomar qualquer decisão.
E como saber se a empresa precisa de um ERP? É fácil!
Se na sua empresa, você já se deparou com alguma das situações abaixo, é sinal que está precisando de um ERP para otimização:
- a empresa utiliza diversos sistemas para controle, o que gera alto custo e/ou informações duplicadas;
- muito tempo é destinado para execução pequenas tarefas;
- o gestor não tem acesso a todas as informações do negócio sempre que precisar;
- a loja virtual ficou sem estoque e você perdeu vendas;
- vendeu duas vezes o mesmo produto por falta de atualização de estoque;
- deixou de enviar um pedido, pois a informação foi perdida em meio a anotações;
- é difícil tomar decisões, pois o financeiro não é organizado e preciso;
- precisa emitir uma nota por vez, o que ocupa muito tempo no dia.
Caso tenha percebido essas ou outras situações que merecem atenção, faça o teste com o uso de um ERP e aproveite a oportunidade para otimizar seu negócio e ter mais tempo para pensar em questões estratégicas.
Quais as vantagens em se utilizar um software ERP?
As empresas têm um grande fluxo de informações para ser controlado, e utilizar apenas planilhas pode não ser suficiente para uma boa gestão. Adotar um sistema ERP é uma solução que padroniza processos e diminui os riscos relacionados à falhas na manutenção de dados, como duplicidade ou falta de informações, por exemplo.
A padronização das informações é apenas uma das vantagens de se utilizar um ERP. Selecionamos mais algumas para que você possa conhecer e analisar se faz sentido para seu negócio:
Economia de tempo e dinheiro
O custo operacional de um negócio pode ser bem alto se o empreendedor não souber otimizar e integrar os processos e recursos disponíveis. Utilizar diversos sistemas para controlar uma empresa pode gerar um custo alto para o caixa. Um sistema ERP ajuda a centralizar a operação, evitando o uso de múltiplas plataformas, com informações desencontradas e erros que possam acarretar prejuízos.
O ERP também oferece mais produtividade para o negócio. Seguindo uma rotina de ações, fica claro para o usuário qual é o próximo passo a ser seguido, otimizando seu tempo. Dessa forma, ele consegue realizar atividades que podem gerar mais retorno financeiro para a empresa, como campanhas para aumentar as vendas.
Informação concretas e seguras
A informação é um dos elementos mais importantes para a gestão, pois, através dela, é possível analisar a performance da empresa e ver se os resultados estão satisfatórios.
Com dados precisos sobre as compras, vendas, impostos pagos, entre outros, o responsável se sente mais seguro em realizar análises e tomar decisões.
Além de centralizadas, as informações da empresa precisam estar seguras. Para que a empresa cresça, é preciso contar com um sistema que garanta a proteção das informações inseridas. Portanto, escolha um ERP que tenha comprometimento com a segurança das informações no banco de dados.
Integração com outros setores
A comunicação entre setores pode ter uma grande melhoria com a integração dos processos. A efetividade e agilidade das operações reduzem o tempo de espera e de conclusão das tarefas. Com todos os processos da empresa centralizados, fica mais fácil o compartilhamento de informações entre os setores, a fim de melhorar o fluxo de trabalho.
Para cada setor, o sistema ERP oferece funcionalidades específicas, que integradas facilitam o andamento dos processos. Sem necessidade de realizar trabalhos manuais e com facilidade de comunicação, a rotina de trabalho se tornará mais fluida, o que contribui para aumentar a produtividade da equipe.
Automatização de rotinas
Utilizar um ERP faz com que diversas rotinas sejam otimizadas, em especial, ao se tratar de um e-commerce. Em poucos cliques, o responsável consegue importar os pedidos de múltiplos canais de venda, gerar as notas fiscais e realizar a emissão, todas de uma só vez.
Além disso, os estoques ficam atualizados, sem que seja necessário acessar cada produto para verificar e alterar o estoque. Tudo acontece em sintonia, evitando retrabalho e fazendo com que as informações estejam sempre atualizadas.
Quais problemas de gestão o ERP ajuda a resolver?
Administrar um negócio, seja físico ou digital, não é uma tarefa fácil. Os gestores encontram uma série de dificuldades que precisam ser resolvidas diariamente, para que a empresa continue a funcionar. Confira os impasses que um sistema de ERP ajuda a contornar.
Dificuldade em atender o cliente com rapidez e segurança
Os consumidores de hoje querem respostas cada vez mais rápidas. O segredo para alcançar um tempo de atendimento que atenda às expectativas é a automação de processos, por meio de soluções digitais confiáveis.
Entre as facilidades que a automação oferece, estão a visualização do status do pedido, o estoque disponível, a consulta do número de rastreamento, entre outras.
Além de proporcionar essa automação, o ERP traz várias informações que dão suporte para um atendimento mais personalizado. Esse é um ponto importante para a fidelização de clientes.
Controle de estoque errado
Um controle errado de estoque traz sérios prejuízos à imagem da loja virtual. Imagine um cliente que faz a compra, tem o pagamento processado e depois recebe a mensagem de que o produto não está disponível para envio?
Por mais que seja feito o estorno, dentro do que o Código de Defesa do Consumidor prevê, essas ocorrências frustram a experiência do cliente e estimulam a busca pela concorrência.
Decisões equivocadas por falta de dados
A geração de dados trouxe uma enorme vantagem para as empresas, que agora podem se basear nessas informações para entender melhor os clientes e a concorrência. Com isso, é possível tomar decisões mais acertadas, com clareza.
Sem uma boa solução de ERP, o gestor não tem essas referências para trabalhar e precisa administrar a empresa sem tanta segurança, com uma compreensão limitada do cenário.
Essa falta de visão pode levar a decisões equivocadas, capazes de comprometer a sobrevivência do negócio.
Falta de segurança nos dados
A segurança da informação é um aspecto essencial para qualquer empresa, reforçada com a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados).
Caso ocorra o vazamento de referências sensíveis sobre o seu cliente, como endereço, telefone e número de cartão de crédito, a responsabilidade é sua.
Um bom sistema de ERP promove uma proteção maior dessas informações, bloqueando ataques maliciosos e permitindo o controle do acesso.
Ocorrências de não conformidade
Já que a LGPD foi citada, vale lembrar que há uma série de outras normas e regulamentações que regem o comércio virtual. Essas regras vão desde a política de devolução do produto, até a emissão de notas fiscais e pagamento correto de impostos.
Com um bom fornecedor de ERP, a empresa consegue controlar os processos com eficiência e evitar erros capazes de causar problemas com a fiscalização ou até mesmo reclamações de clientes.
Lembre-se que a conformidade de qualquer negócio é fundamental para uma boa imagem, seja para novas vendas ou para parcerias.
Desconexão com canais de vendas
Uma estratégia interessante utilizada por diversas empresas é o uso de diferentes canais de venda para a oferta dos produtos, aproveitando as possibilidades que a loja virtual própria e os marketplaces oferecem.
Porém, essa abordagem traz uma dificuldade, a de centralizar as informações de estoque e de faturamento, para uma gestão apurada e centralizada. Isso traz dados de faturamento dispersos e a falta de controle adequado do estoque, entre outras complicações.
Um bom ERP permite a integração de todos esses dados, dando ao administrador uma visão bem mais clara do negócio.
Problemas na atualização de preços
Atualizações de preços são necessárias e inevitáveis. Em muitos casos, as empresas praticam preços diferentes entre loja física, e-commerce próprio e marketplaces. Isso porque os custos para vender em cada um desses canais é diferente.
Com um ERP, fica mais fácil enviar e atualizar os preços para múltiplos canais de venda, sem necessidade de alteração individual em cada produto.
Falhas no fluxo de caixa
O fluxo de caixa é um dos pontos mais importantes de uma boa gestão financeira. Sem saber exatamente quanto de dinheiro entra e sai da sua loja, fica difícil pensar nas próximas ações ou até mesmo entender se a empresa está dando retorno.
O mesmo vale para o demonstrativo de resultados (DRE), que mostra as movimentações do negócio, com lucro e prejuízo.
Ter uma solução que traga essas informações de maneira clara é fundamental para uma administração consciente. A partir desses dados, o gestor consegue pensar em novas estratégias e decidir os rumos da sua empresa com consciência.
Fatores decisivos para contratação de um ERP
Se você trabalha com vendas online em um e-commerce próprio ou via marketplaces, listamos alguns fatores que podem servir de gatilho para a contratação de um ERP.
1) Crescimento
A medida que a empresa cresce surgem novos clientes e demandas que necessitam de processos inovadores e mais eficientes. De início, você pode adaptar a rotina anterior para esse novo funcionamento com planilhas e tabelas. Mas para que a mudança seja mais rápida e sem perda de dados antigos, o ideal é fazer a contratação de um ERP.
2) Segurança
Informações relacionadas à empresa, na maioria dos casos, são o que a organização tem de mais valioso. Deixar processos e protocolos em planilhas e documentos simples pode ser um risco grande. Um sistema ERP, ao contrário, fornece toda a estrutura necessária para garantir a segurança dos seus dados, que são criptografados e protegidos pela robustez da plataforma.
3) Tempo
Um funcionário, mesmo que tenha aptidão com a ferramenta, costuma demorar um tempo maior para compilar os dados e repassar informações estratégicas. Com um sistema ERP, ele vai conseguir fazer o mesmo trabalho com muito mais rapidez, garantindo maior eficiência no processo.
4) Erros
Toda vez que a empresa comete algum erro, perde-se tempo nas correções ou para refazer a atividade. Se você observar que determinados processos começam a apresentar falhas repetidas, o ERP pode ser uma alternativa.
5) Controle
Entender perfeitamente todos os processos é essencial para empreendedores e gestores que cuidam da operação e da saúde do negócio. Se em algum momento os profissionais envolvidos começam a perder o controle sobre o que ocorre na operação do negócio, significa que a contratação de um ERP é necessária.
Quais são os principais módulos de um ERP?
A organização deve estar presente em todos os setores e o sistema ERP é uma ferramenta essencial que mantém tudo em ordem, independentemente de qual segmento do mercado a empresa esteja inserida.
Entre as funcionalidades mais buscadas por empresas que atuam no e-commerce, ou seja, que vendem seus produtos online, podemos destacar:
Emissão de notas fiscais (NF)
Uma das rotinas mais comuns de quem vende produtos, seja online ou em loja física, é a emissão de notas fiscais. As notas fiscais são documentos importantes, que garantem a segurança das vendas, tanto para o vendedor quanto para quem está comprando.
A inclusão e a emissão de notas fiscais para e-commerce se torna mais prática ao utilizar um sistema ERP. Todas as informações de impostos e cadastros de produtos já estão disponíveis no sistema, permitindo agilidade e economia de tempo.
No e-commerce, ao importar os pedidos recebidos da loja própria ou de marketplaces, todas as informações sobre o cliente, produtos comprados, preços que foram pagos, entre outras são automaticamente importados para o ERP. Sendo assim, com poucos cliques, o usuário gera as notas fiscais e já pode realizar a emissão junto à Sefaz (Secretaria da Fazenda).
Com um sistema ERP, não é preciso digitar dados manualmente, o que otimiza a rotina e evita erros nesse processo.
Gestão de pedidos
Conseguir organizar os pedidos recebidos é uma das maiores dificuldades de quem anuncia em diversos canais de venda, como uma loja própria criada via plataforma de e-commerce e nos marketplaces.
Ao integrar o ERP aos diferentes canais de venda, os pedidos são recebidos no mesmo lugar, facilitando a gestão. Dessa forma, não é necessário acessar diferentes sistemas para verificar os pedidos que foram recebidos. Tudo é centralizado no ERP.
Sendo assim, a empresa consegue enviar os pedidos aos clientes com mais agilidade e também garantindo o envio correto dos produtos. É uma etapa importante, que impacta diretamente na satisfação dos clientes com a compra e com a empresa.
A gestão centralizada dos pedidos economiza tempo e evita erros, desde o recebimento até a separação dos produtos e envio das mercadorias aos clientes. A padronização das etapas permite um melhor controle e acompanhamento da situação de cada pedido, facilitando a gestão.
Controle de estoques
Um dos principais recursos de um sistema ERP para gestão de e-commerce é a possibilidade de apresentar um estoque integrado. Em apenas um sistema é possível colocar em prática todas as tarefas ligadas à gestão de estoque:
- comprar mercadorias;
- controlar as quantidades de estoque;
- cadastrar produtos e fornecedores;
- gerenciar pedidos de compra;
- registrar a entrada e saída de mercadorias;
- entregar mercadorias para o cliente.
É possível realizar tudo isso fazendo a integração da loja física e virtual, assegurando que a disponibilidade que há de recursos no seu e-commerce esteja sempre de acordo com o estoque. Com esse controle rígido em tempo real é possível obter níveis de estoque menores e, com isso, evitar que sejam armazenados produtos em quantidades excessivas, reduzindo custos.
Estoques incorretos podem causar problemas na hora das vendas, como fazer anúncio de produtos sem quantidade suficiente disponível. O controle dos estoques, mesmo em múltiplos canais de venda, é necessário para o negócio.
Com o ERP, os estoques são atualizados automaticamente em todos os canais de venda, para que você não tenha problemas com a falta de produtos para o envio. Ao incluir uma nota fiscal de compra, os estoques são enviados para as lojas, sem que você tenha que enviar um a um. O processo é eficiente e você não perde tempo com essa rotina.
Da mesma forma, ao vender um produto e realizar a baixa do estoque no ERP, os canais são atualizados para que um mesmo produto não seja vendido duas vezes. Já imaginou perder uma venda por falta de estoque disponibilizado na loja, sendo que você recebeu os itens e apenas não teve tempo de atualizar o site? Ou, então, vender uma mercadoria que está com estoque zerado?
São pequenas ações que tornam o dia a dia mais eficiente e com menor possibilidade de erros, o que melhora a experiência do cliente ao comprar em sua loja.
Integração com outros sistemas
A integração é outro grande benefício de um sistema ERP, pois faz com que alguns processos se tornem mais simples de serem realizados.
Ao integrar o ERP com outros sistemas, como plataformas e marketplaces, a criação de anúncios dos produtos é simplificada, permitindo que o item seja enviado para diferentes canais ao mesmo tempo. Ainda, todos os pedidos realizados nas lojas são centralizados no sistema ERP.
Além disso, existem outras opções de integração para facilitar o dia a dia. Ao conectar soluções de logística, o usuário consegue analisar as melhores opções de frete para enviar os pedidos. Integrando com gateways de pagamento ou intermediários, fica fácil verificar quais pedidos estão com pagamento aprovado, a fim de seguir com o processo de envio das mercadorias.
Integrar soluções faz com que as rotinas de backoffice do e-commerce sejam facilitadas, garantindo eficiência nos processos e evitando possíveis erros.
Gestão financeira
O controle sobre as contas a pagar e a receber é necessário para entender a situação da empresa. A centralização das receitas e despesas faz com que os gestores tenham uma visão ampla dos negócios e critérios para decidir sobre investimentos, lançamento de um novo produto, compras, entre outras possibilidades.
Com um ERP, fica mais fácil reunir todas as informações para que a análise seja completa. Ao incluir vendas parceladas, é possível saber quanto a empresa tem para receber no futuro. A partir das compras, é feita a análise de quanto dinheiro a empresa vai precisar para pagar as contas nos meses seguintes, e assim por diante.
Os dados reunidos fazem com que o gestor tenha uma melhor visão sobre a saúde financeira da empresa. Com o ERP, a empresa tem acesso a relatórios de contas a pagar e a receber, balancete, fluxo de caixa e DRE, necessários para entender qual a situação financeira da empresa. Sem estas informações, o gestor não tem uma base sólida, portanto não sabe se está na hora de investir ou economizar.
O que considerar antes de contratar um ERP?
Agora que já vimos quais são os sinais aparentes que indicam a necessidade de contratar um ERP, chegou a hora de entender quais características devem ser consideradas antes de escolher um sistema para implementar na empresa.
Metas da empresa
Primeiramente, é preciso entender quais são as metas de curto, médio e longo prazo que a empresa deseja atingir com o software, visando entender como cada opção de solução pode ajudar a atingir o objetivo. Não vale a pena contratar um sistema que terá de ser substituído no futuro, quando a empresa estiver em outra realidade.
Funcionalidades do ERP
As funcionalidades fornecidas por um sistema de gestão ERP variam e exigem a verificação cuidadosa do responsável por adquirir essa ferramenta. Gerenciamento de estoque, controle de pedidos, emissão de notas fiscais, entre outras funções, devem ser analisadas de acordo com o segmento e as necessidades do negócio.
Priorize servidores que oferecem planos flexíveis e um período de experimentação gratuito. Dessa forma, é possível testar todas as funcionalidades de um sistema e garantir que ele é o ideal para a sua empresa, sem se prejudicar financeiramente.
Quanto aos planos que oferecem módulos extras, essa é uma garantia que lhe permitirá melhorar a atuação do sistema na rotina da sua empresa, mas sem mudar de plano.
Custo X Benefício
Na hora de pesquisar os diferentes sistemas de ERP, verifique a disparidade entre o que é oferecido e os preços cobrados. Hoje, tudo que é essencial para um e-commerce atuar de maneira rápida e funcional pode ser adquirido com custos reduzidos e suporte de qualidade. Portanto, não tenha prejuízos e escolha o melhor para a sua empresa.
Aproveite e conheça o Tiny ERP. Basta dar play no vídeo abaixo:
O ERP otimiza a rotina das empresas
O ERP é um sistema de gestão que visa organizar e facilitar a comunicação entre os setores de uma empresa. Com ele, os processos são otimizados, o que economiza tempo na realização de tarefas.
Entender as necessidades de sua empresa é o primeiro passo para escolher um ERP. Faça uma lista de todas as funcionalidades que sua empresa precisa e, em seguida, comece a busca por sistemas que possuem os recursos necessários.
Todo o processo de implantação de um novo sistema, incluindo investimento, o tempo de migração e treinamento da equipe, gera impacto e alterações na empresa. E como não é recomendado trocar de sistema com frequência, tenha o cuidado de conhecer o fornecedor, sua capacidade de suporte técnico e a expertise da equipe responsável pelo desenvolvimento, implantação e funcionamento do ERP.
O Tiny ERP é um sistema que organiza a rotina das empresas, para que elas tenham mais tempo de focar nas estratégias organizacionais. Com ele, você centraliza os processos do backoffice do e-commerce, anunciando produtos, recebendo pedidos, emitindo notas fiscais, controlando estoques e mantendo tudo em ordem. Experimente 30 dias grátis.