Uma das principais atividades dos Recursos Humanos de uma empresa é a gestão das férias dos seus colaboradores. Sabemos que a marcação de férias não é uma tarefa fácil: planear o afastamento temporário dos trabalhadores de uma empresa requer muita organização e uma gestão eficaz para não comprometer as tarefas de toda a equipa.
Todos os anos, os gestores de RH devem não apenas planear, mas também divulgar internamente o mapa de férias a todos os colaboradores da empresa. As férias da sua equipa já estão organizadas e foram devidamente comunicadas?
Se ainda não lhe foi comunicado, saiba que ainda há tempo para elaborar e afixar o mapa de férias. Para não perder o prazo e evitar receber uma multa por incumprimento da lei, confira este artigo sobre a marcação das férias e as principais dúvidas em relação ao tema.
- Marcação de férias no Código do Trabalho
- Como fazer a marcação das férias
- Data limite para a marcação das férias
- Documentos para a gestão das férias
- 📥[Modelo para download] Mapa de férias
- Plano de férias
- Política de férias
- Afixação do mapa de férias
- Perguntas frequentes sobre a marcação de férias
- Ferramenta para marcação de férias dos funcionários
- Software de Gestão de Férias e ausências
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Marcação de férias e o Código do Trabalho
São várias as regras em relação à marcação de férias em Portugal. É possível saber mais sobre a legislaçao da marcação de férias na Subsecção X do Código de Trabalho, entre os artigos 237.º ao 247.º. Esta legislação garante os direitos dos empregados e empregadores no que diz respeito à marcação de férias. Desrespeitar esta norma pode trazer sérias consequências para ambas as partes.
Por isso, destacamos a seguir os principais pontos que devem ser considerados ao proceder com a marcação de férias da sua equipa:
- Direito a férias. A primeira lei determina que o direito a férias é irrenunciável e o seu gozo não pode ser substituído. Essencialmente, isto significa que não se pode substituir os dias de férias por nenhum tipo de compensação financeira.
- Duração do período de férias. Por norma, o período anual de férias tem a duração mínima de 22 dias úteis. Os dias de descanso devem ser contados de segunda a sexta-feira.
- Férias no ano de admissão. Neste caso particular, o novo funcionário tem direito a dois dias úteis de férias, proporcionalmente a cada mês de contrato. O limite máximo para estes colaboradores é de até 20 dias úteis no primeiro ano de trabalho.
- Marcação do período de férias. Para além do plano de férias, existe um documento obrigatório no processo de marcação das férias dos funcionários: o mapa de férias. Este deve ser afixado na empresa anualmente, segundo o período determinado pelo governo.
👉 Se quer saber mais sobre a legislação referente à marcação de férias, consulte nosso Guia para a Gestão de Férias.
Como fazer a marcação das férias
Segundo a legislação vigente em Portugal, o período de férias deve ser definido através de um acordo entre empregador e colaborador. Na marcação das férias, os períodos mais desejados devem ter uma quota, sempre que possível, beneficiando alternadamente os funcionários. Para tal, o empregador deve considerar o calendário das férias nos dois anos anteriores.
Existe também o cenário onde não há consenso entre o funcionário e o empregador. Neste caso, o empregador tem o direito de definir o período das férias. Porém, deve respeitar algumas regras:
- As férias não podem ter início no dia de descanso semanal do trabalhador.
- Para definir o período, o empregador deve ouvir a comissão de trabalhadores ou, na sua falta, a comissão intersindical ou a comissão sindical representativa do trabalhador interessado.
- Em pequenas, médias ou grandes empresas, o empregador só pode marcar o período de férias entre 1 de maio e 31 de outubro.
- Em microempresas com até 9 funcionários, as férias podem ser marcadas em qualquer altura do ano.
- Qualquer outro período de férias além dos especificados acima, só pode ser estabelecido segundo o instrumento de regulamentação coletiva de trabalho ou o parecer dos representantes dos trabalhadores admitir uma época diferente.
Data limite para a marcação das férias
Anualmente, o Governo estabelece um prazo dentro do qual as empresas devem afixar o mapa de férias e comunicar o calendário aos seus funcionários. Em 2021 o prazo foi alargado até dia 15 de maio, tendo em conta a pandemia do Covid-19. Contudo, normalmente a data limite para a marcação das férias é até abril.
Documentos para a gestão das férias
Mapa de férias: Modelo para download📥
Como explicamos, o mapa de férias é um documento onde é feita a marcação de férias dos funcionários de uma empresa anualmente. Alguns pontos são essenciais na elaboração do mapa de férias, e devem ser inseridos sem falta:
- Nome do Trabalhador
- Número de matrícula/identificação (quando houver)
- Quantidade de dias de férias de que tem direito
- Data de início das férias
- Data de fim das férias
Decidimos simplificar o seu trabalho ao preparar este modelo de mapa de férias, em formato excel, disponível para download.
👇Descarregue o modelo de mapa de férias abaixo👇
É importante destacar que este é um documento obrigatório! Em caso de não cumprimento desta norma, a empresa está sujeita a uma multa que pode passar dos 1400€. Caso tenha dúvidas sobre como preencher o documento ou sobre a lesgislação da marcação de férias, também pode ler o nosso artigo sobre o Mapa de férias para esclarecer todas as suas dúvidas.
Plano de férias
O ponto de partida para um mapa de férias eficiente é fazer regularmente a gestão de ausências: monitorizar os dias de trabalho de cada funcionário e estabelecer uma política clara e bem detalhada para que os colaboradores possam planear o seu tempo livre.
Por isso, é comum fazer o documento chamado de mapa de férias. O objetivo do plano de férias é auxiliar o RH e os gestores na gestão dos pedidos de férias, pois permite uma visualização abrangente das férias de todos os funcionários. Com mais detalhes que o mapa de férias, este documento é personalizável e pode ser elaborado de acordo com as necessidades da empresa.
👉 Escrevemos esse artigo sobre o Plano de Férias
Política de férias
Sabemos que é difícil para o gestor encontrar o equilíbrio certo entre apoiar os seus colaboradores e garantir que as férias não afetem a produtividade da empresa. Também é sua responsabilidade assegurar que a ausência de um funcionário não exerça pressão extra sobre os outros membros do departamento.
Por isso é importante que a liderança da empresa estabeleça uma política de férias e as regras para segui-la. Esse documento deve responder às seguintes questões:
- Como os funcionários devem solicitar ausências
- Qual é o período de aviso
- O tempo que um gestor tem para aprovar ou rejeitar um pedido
- Em que situações/épocas os pedidos não serão concedidos (tais como períodos de pico)
- Quais são as regras para os pedidos sobrepostos
- Se os empregados precisam de preencher formulários de pedido de férias
- Como são monitorizadas as férias dos empregados
👉 Confira boas práticas para gerir pedidos de férias
Perguntas frequentes sobre a marcação de férias
Sabemos que há muitas dúvidas em relação ao processo de marcação de férias. Por isso, enumeramos as perguntas mais frequentes a seguir, com respostas baseadas na legislação vigente.
1) Empresas podem encerrar para férias?
Sim. Sempre que seja compatível com a natureza da atividade, o empregador pode encerrar a empresa ou o estabelecimento, total ou parcialmente, para férias dos trabalhadores. As regras para o período de encerramento são:
- Até quinze dias consecutivos entre 1 de maio e 31 de outubro;
- Por período superior a quinze dias consecutivos ou fora do período enunciado na alínea anterior, quando assim estiver fixado em instrumento de regulamentação colectiva ou mediante parecer favorável da comissão de trabalhadores;
- Por um período superior a quinze dias consecutivos, entre 1 de maio e 31 de outubro, quando a natureza da actividade assim o exigir.
O mesmo pode acontecer por um período de cinco dias úteis consecutivos na época de férias escolares do Natal; ou em caso de feriado à terça ou quinta-feira, fazendo “ponte”.
2) O empregador pode alterar o período de férias depois de definidas?
Sim. Segundo a lei, o empregador pode alterar o período de férias já definido ou mesmo interromper as férias já iniciadas por exigências imperiosas do funcionamento da empresa.
Nesse caso, o trabalhador tem direito a indemnização pelos prejuízos sofridos por deixar de gozar as férias no período marcado. E, ainda sim, a interrupção das férias deve permitir o gozo das férias, seguido de metade do período a que o trabalhador tem direito.
3) Até quando o trabalhador deve gozar de suas férias?
Depende. A regra geral estabelece que as férias devem ser aproveitadas dentro do ano civil em que são geradas. Afinal, o seu objetivo é garantir o descanso correto da força de trabalho e preservar a saúde no local de trabalho.
No entanto, uma jurisprudência recente do Tribunal de Justiça da União Europeia autorizou a acumulação de férias quando existem razões que justificam esta circunstância. Um exemplo concreto seria quando o trabalhador pretenda gozar as férias com um familiar residente no estrangeiro.
Neste caso, as férias podem ser gozadas até 30 de abril do ano civil seguinte, mediante um acordo com o empregador.
4) O trabalhador pode renunciar ao seu período de férias?
Sim e não. O trabalhador pode renunciar ao gozo dos dias de férias sempre que estes excedam 20 dias úteis. Isso significa que o funcionário é obrigado por lei a ter pelo menos 20 dias de férias ao ano. Se o funcionário não quiser ter mais dias além dos 20, não há problema.
5) O trabalhador ingressou na empresa na metade do ano, quantos dias de férias ele tem?
Quando começa a trabalhar, o funcionário ganha direito a dois dias úteis de férias por cada mês de duração do contrato. Esses dias podem ser gozados depois de seis meses de trabalho. No entanto, o funcionário não pode gozar mais de 30 dias de férias no mesmo ano. Isso só é permitido caso esteja estabelecido em contrato coletivo de trabalho.
Se o contrato for inferior a seis meses, mantêm-se os dois dias por cada mês de trabalho, e as férias devem ser utilizadas antes do final do contrato.
6) Os casais podem gozar as suas férias juntos?
Sim. Conforme determinado pelo Código de Trabalho, os trabalhadores que estejam sob a condição de cônjuges, que vivam em união de facto ou economia comum ,e que trabalham para a mesma entidade patronal, têm o direito de que suas férias coincidam.
Portanto, exceto se houver prejuízo grave para a empresa, as férias devem ser gozadas pelo casal em simultâneo. Cabe destacar, no entanto, que quem tem filhos em idade escolar não tem qualquer prioridade.
7) O que acontece em caso de doença do trabalhador?
Se o trabalhador estiver, por exemplo, doente, o gozo das férias não se inicia ou suspende-se, desde que o facto seja comunicado previamente ao empregador. Neste caso, as férias deverão ser remarcadas.
O trabalhador ainda terá direito à retribuição correspondente ao período de férias não gozado ou ao gozo do mesmo até 30 de abril do ano seguinte e, em qualquer caso, ao respetivo subsídio.
8) Como calcular o subsídio de férias?
A jurisprudência do Tribunal de Justiça da União Europeia indica que o valor pago pelo subsídio de férias é o mesmo dos dias pagos de trabalho. Por isso, a remuneração inferior nos dias de descanso pagos é ilegal.
Essa é a fórmula para calcular o valor de um subsídio de férias:
Salário hora x (horas semanais x 52 semanas / 12 meses) / 22 dias úteis
Caso o trabalhador esteja a receber um bónus de produtividade, comissões ou qualquer outro tipo de salário variável resultante da atividade de trabalho, este também deverá ser pago durante o período de férias.
Em relação à data de pagamento do subsídio de férias, esta deve ser o mês de junho de cada ano. Outra alternativa é que seja feito junto com a remuneração mensal do mês anterior ao gozo de férias.
👉 Saiba tudo sobre o subsídio de férias em Portugal.
9) A retribuição das férias ao cessar um contrato é compulsória?
Em caso de cessação do contrato de trabalho sujeita a aviso prévio, o empregador pode determinar que o gozo das férias tenha lugar imediatamente antes da cessação. Por outro lado, quando cessa o contrato, o trabalhador tem direito a receber a retribuição de férias e respetivo subsídio correspondentes a férias vencidas e não gozadas e proporcionais ao tempo de serviço prestado no ano da cessação.
👉 Entenda todos os direitos e deveres relativos à cessação do contrato de trabalho.
10) É possível utilizar o período de aviso prévio para as férias?
Sim, em casos de cessação do contrato de trabalho sujeita a aviso prévio, a possibilidade de resolver a atribuição de férias pendentes. Ou seja, aquelas que o trabalhador ainda não terá gozado até à data da efetiva rescisão do contrato.
Diante dessa situação, o empregador poderá determinar que o gozo do período de férias remanescente aconteça imediatamente antes da cessação do contrato. Dessa forma, o trabalhador pode usufruir de férias no período compreendido entre o aviso prévio e o momento em que cessam as suas funções.
👉 Confira outras regras sobre o aviso prévio.
Software de Gestão de Férias para Empresas
Fazer um plano de férias com a ajuda da tecnologia pode ajudar muito. Para facilitar a sua escolha, destacamos alguns benefícios que um sistema inteligente pode oferecer. Veja a seguir:
- Solicitação e aprovação de férias numa mesma plataforma online. Uma vez que o funcionário tenha enviado o pedido de férias, o supervisor ou quem está encarregado de verificar os pedidos de folga e férias pode facilmente aprovar ou rejeitar e adicionar comentários. Tudo isto feito no mesmo sistema.
- Visualização do Plano de férias. Com um software, é possível verificar em um calendário de equipa quem está ausente e qual o motivo desta ausência.
- Consultas personalizadas. Também há a possibilidade de consultar o perfil pessoal dos funcionários e visualizar o total de dias de férias, os que já foram utilizados e os que ainda estão disponíveis.
- Centralização de informações. Com um sistema inteligente, aceder aos dados dos funcionários é bem mais fácil. Isto porque é possível encontrar tudo que precisa em um mesmo sítio. Assim, há muito menos espaço para erros.
- Extrair relatórios. Uma das vantagens dos softwares de gestão de recursos humanos é, sem dúvida, a possibilidade de descarregar relatórios. Eles são gerados automaticamente pela inteligência artificial da plataforma. Os dados podem ser agrupados de acordo com diferentes variáveis. É possível gerir férias e baixas por escritório, equipa e assim por diante.
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Texto escrito por Constance
Laux
Bruna Carnevale é Content Manager da Factorial para os mercados do Brasil e Portugal. Com uma formação diversa em comunicação e línguas, se diz cada vez mais apaixonada pela área de RH e acredita que o acesso à informação de qualidade pode ajudar tornar a gestão de pessoas cada vez mais humanizada e eficiente.