O estoque é um dos pontos chave que garante o sucesso de um negócio. No entanto, para alguns empresários, as tarefas administrativas dessa atividade ainda geram muitas dúvidas e, consequentemente, perda de eficiência e até alguns desperdícios de mercadoria e dinheiro que poderiam ser evitados, por isso entender o que é e como fazer uma boa gestão de estoque é tão necessário.
Mas, afinal, você sabe como fazer um bom gerenciamento de estoque e tudo o que esse processo pode trazer de vantagens e benefícios para a sua empresa? Preparamos este post para você poder aplicar na prática esse controle e entender tudo sobre o assunto.
O que é gestão de estoque?
A administração de estoque é uma das tarefas mais importantes que devem ser realizadas nas empresas que o possuem, independente de seu tamanho. Este controle é definido, basicamente, pelo monitoramento e análises constantes de todos os produtos do seu estoque, seja produto acabado, insumos ou matéria-prima, desde o fluxo de entradas e saídas, até o controle de perdas e a necessidade de novas compras.
O controle de estoque atua sobre os processos de suprimento, envolvendo as seguintes decisões:
- O que suprir?
- Em que quantidade suprir?
- Em que momento suprir?
Essas decisões influenciam no resultado final, já que a gestão de estoque é a capacidade da empresa em controlar precisamente as quantidades de seus produtos armazenados para determinar novas demandas de compra, entendendo a relevância de seus produtos para o mercado e até quanto, em dinheiro, o estoque vale para a empresa.
Aproveite para ler:Como uma boa gestão de estoque pode tornar sua empresa mais produtiva e reduzir custos
Qual a importância do controle de estoque?
É preciso entender que a gestão de estoque serve, principalmente, para garantir o sucesso dos negócios e bons resultados comerciais. Não adianta manter um estoque enorme de produtos pensando que isso significa prosperidade e aumento de vendas. Isso, nada mais é, do que investimento perdido e estagnado. Vamos entender o porquê.
Manter o controle do estoque ideal, para a sua atividade operacional é a base de qualquer negócio bem-sucedido. Ou seja, trabalhar sem excessos e estoque parado, perda de produtos por roubo ou vencimento de lote, garantindo que haja sempre disponibilidade para os seus clientes conforme a necessidade.
Por isso, é preciso também entender a oscilação de demanda que a sua empresa pode sofrer durante determinados períodos, dependendo da sua atividade e dos produtos que oferece, para definir a quantidade ideal de produtos ou matéria-prima que atendem a clientela, com total segurança e efetividade e a qualquer momento.
Outro ponto é sobre os fornecedores. Sabemos que realizar compras maiores pode significar melhores negociações e preços com os seus fornecedores, não é mesmo? Portanto, é imprescindível usar isso a seu favor e garantir sempre a melhor decisão de compra que seja vantajosa para a sua empresa e para a fidelização de seus fornecedores.
Ou seja, fica claro e explícito o tamanho da importância que uma boa gestão de estoque tem para as empresas. Evite erros, entenda as suas peculiaridades e conheça com profundidade a sua operação com um bom gerenciamento. Tudo isso ainda pode garantir um atendimento de maior qualidade para os seus clientes, tornando o seu negócio ainda mais competitivo no mercado.
Os 4 principais erros na gestão de estoque
Agora que você já sabe o que é gestão de estoque, é preciso também entender quais os principais erros e assim evitá-los. Vamos lá!:
1. Comprar mais ou menos produtos do que o necessário
É extremamente importante saber exatamente o que comprar e quando comprar. Lembre-se que, produto comprado a mais significa custos a mais de compra e manutenção que poderiam ser evitados, e produto comprado a menos pode significar falta de disponibilidade e perda de faturamento, caso a demanda exija um estoque maior de determinado produto.
2. Não realizar inventários periódicos
Outro passo imprescindível para uma boa organização de estoque é realizar inventários periódicos para fazer o levantamento físico de todos os produtos presentes no seu estoque em determinado período.
Este é um momento importante para mapear e reorganizar da melhor maneira os seus produtos, tanto para otimizar e agilizar os processos quanto para identificar o estado de conservação dos produtos. Em determinados casos, analisar as datas de validade para pensar em novas estratégias a fim de vender os produtos que estão próximos ao vencimento.
3. Não padronizar e detalhar a descrição dos produtos
Cada item possui as suas particularidades, certo? Contudo, às vezes o mesmo produto pode possuir diversas cores ou tamanhos, por exemplo. Por isso, para evitar erros, o ideal é padronizar a descrição dos produtos e descrevê-la o máximo possível para garantir o registro completo dos itens e permitir que as análises sejam realizadas com mais precisão.
4. Não atualizar entradas e saídas em tempo real
Esse é um dos piores erros que alguns empresários cometem na hora de pôr em prática o gerenciamento de estoque. Se a sua empresa não utiliza um software integrado que realiza a baixa automática de seus produtos assim que a venda é concluída, é preciso ter muita atenção no momento de atualizar manualmente as entradas e saídas dos seus produtos.
Essa atualização precisa ser feita imediatamente no momento em que a operação de compra ou venda ocorreu, para que nenhum detalhe seja perdido e evitar que o controle de estoque e financeiro sejam prejudicados.
Como evitar erros de gestão de estoque?
Por tudo o que já lemos até agora, fica claro que a gestão de estoque é uma tarefa necessária, porém não é tão simples. Por isso, existem diversos tipos de controle que o empresário e sua equipe podem realizar para evitar os problemas acima, desde o famoso papel e caneta, até planilhas elaboradas ou um sistema de gestão automatizado.
Cada empresa possui a sua particularidade, suas necessidades e o seu momento, certo? Por isso, sabemos que cada uma delas pode determinar a melhor maneira de fazer o seu controle e nenhum deles está errado.
No entanto, conforme a empresa cresce e evolui, a melhor solução para evitar todos os erros mencionados (e diversos outros!) de uma só vez, é adquirir um sistema de gestão de estoque que realize o gerenciamento completo de todos os processos envolvidos nesse tipo de gestão.
Além disso, um sistema de gestão conta com diversos tipos de relatórios personalizados que podem ajudar, e muito, na criação de estratégias e novos cenários para a sua empresa, através da análise de vendas por período e curva ABC, por exemplo.
Leia também:Controle de estoque: por que implementá-lo na sua empresa?
Como manter uma gestão de estoque eficiente
O controle por meio de ferramentas de gestão de estoque (software) é a garantia de uma atividade mais segura, eficiente e completa, com todas as vantagens que a automatização pode proporcionar, como aumento de produtividade e redução de custos para toda a empresa.
Independente da forma que você escolher controlar o estoque da sua empresa, para garantir a eficiência nesse processo, é preciso dedicação e qualidade no gerenciamento de ponta a ponta, seja por planilhas ou dentro de um sistema. Esse é um processo que será sempre o grande desafio para o empreendedor e exigirá muita atenção de quem estiver à frente dele.
Porém, lembre-se, um software de gestão pode ser o próximo passo para o crescimento efetivo da sua empresa, com processos de vendas, compras e estoque bem estruturados e integrados, levando mais organização e produtividade para a sua operação.
A Omie, por exemplo, possui um ERP altamente eficaz para ajudar no gerenciamento de estoque de sua empresa. Adotando o Sistema ERP da Omie para auxiliar na gestão de estoque da sua empresa, você consegue:
• Relatórios estratégicos: relatório de itens que devem ser comprados baseado em estoque mínimo ou por uma ordem de produção. Assim, não fica com capital parado e nem corre o risco de sofrer com perdas, sendo possível planejar promoções adequadamente;
• Otimização do gerenciamento de compras: gerenciar todo o processo, desde a requisição até o recebimento das mercadorias. Dessa forma, você consegue comprar apenas as quantidades adequadas e garantir o espaço ideal para seu armazenamento no estoque;
• Captura de NF-e diretamente da SEFAZ: capturar automaticamente a NF-e direto da SEFAZ, isso resulta uma captura automática, mesmo que o fornecedor não esteja cadastrado no sistema.
• Otimização no controle de estoque: para cada item da NF-e capturada você pode associar a um item já existente em seu estoque ou ainda adicionar um novo produto no seu cadastro, tudo sem digitação.
Estoque como ponto chave de uma empresa
É importante ressaltar novamente que o estoque é um dos pilares mais importantes e significativos de uma empresa, afinal, é ele quem sustenta grande parte dos resultados e, por isso, é preciso um monitoramento constante e completo de todos os detalhes para garantir a entrega das demandas sem perdas ou excessos.
Conte com a Omie para ajudar na gestão de estoque! Conheça nosso ERP e tenha os melhores resultados na gestão de estoque de sua empresa. Utilizando os serviços da Omie você descomplica todo esse gerenciamento, assim tudo fica mais fluído para o sucesso de seu empreendimento.